Kuinka viestiä tehokkaasti yrityksen työntekijöiden vähentämisestä

Työnvoiman vähentäminen on yritykselle vaikeaa, ja työntekijöiden irtisanominen on monimutkainen ja haastava tehtävä. Lähtevät työntekijät käyvät läpi monenlaisia tuntemuksia, kuten vihaa, surua ja pelkoa. Jäljelle jääneitä työntekijöitä taas huolestuttaa työmäärän lisääntyminen ja oma kohtalonsa.

Tehokas viestintä on elintärkeää työvoimaa vähennettäessä. Prosessi sujuu paremmin, jos valmistaudut ja mietit tärkeimpiä viestejä etukäteen. Läpinäkyvyys ja oikeanlainen viestintä vaikuttavat myös positiivisesti brändiin siitä huolimatta, että olet erottamassa ihmisiä.

Selvitäksesi tästä vaikeasta, mutta yleisestä tilanteesta, olemme koostaneet tähän artikkeliin tärkeimpiä huomioitavia seikkoja ja neuvoja siihen, kuinka voit viestiä työvoiman vähentämisestä työntekijöille.

Ennen kuin alat viestiä työntekijöiden kanssa, on tärkeää luoda viestintäsuunnitelma, jossa on harkittuja, läpinäkyviä ja johdonmukaisia viestejä toimitusjohtajalta. On tärkeää, että viesti on selkeä, kun se saavuttaa työntekijät. Viestisi saatetaan myös julkistaa, joten valmistele etukäteen sähköpostit, lista yleisistä kysymyksistä sekä tiedote. Viestin tulee olla ennen kaikkea läpinäkyvä ja rehellinen.

Epävarmuus voi johtaa ahdistukseen ja heikentää työntekijöiden sitoutuneisuutta. Kun olet läpinäkyvä ja tarjoat tietoja mahdollisimman pian, voit ehkäistä erilaisia ongelmia, kuten huhujen leviämisen. Läpinäkyvyydellä voit myös estää yritystäsi menettämästä jäljelle jäävien työntekijöiden luottamuksen. Voi olla vaikeaa estää uutisia irtisanomisista leviämästä sosiaalisessa mediassa, joten viestintäsuunnitelma on otettava käyttöön nopeasti ja tehokkaasti – alkaen työntekijöistä, joita irtisanominen koskee.

Sekä irtisanottaville että jäljelle jääville työntekijöille on kerrottava avoimesti ja rehellisesti, miksi irtisanomisiin päädyttiin. Selitä avoimesti, miksi työvoiman vähentäminen on tarpeen ja kerro, mitä muita vaihtoehtoja harkittiin, toteutettiin tai hylättiin. Jos viestit työntekijöille läpinäkyvästi koko prosessin ajan, uutiset eivät tule heille täytenä yllätyksenä ja he myös suhtautuvat viestintään vastaanottavaisemmin.

Jos mahdollista, järjestä työntekijälle kahdenkeskinen keskustelu sellaisen esimiehen kanssa, johon hän luottaa, ja pyydä esimiestä kertomaan irtisanomisesta. Järjestä tapaamiselle tarpeeksi aikaa, jotta työntekijä voi käsitellä tilannetta, mutta pidä tapaamiset niin lyhyinä, etteivät keskustelut ja huhut pääse vauhtiin irtisanottujen työntekijöiden viestiessä kollegoilleen. Työntekijöillä herää usein kysymyksiä, kun yritys vähentää työvoimaa. Tarjoa heille mahdollisuus olla yhteydessä yrityksen johtoon tapaamisen jälleen, sillä heillä voi olla kysyttävää sen jälkeen, kun he ovat saaneet käsitellä uutista.

Järjestä videoneuvottelu sellaisille etä- tai hybridityöntekijöille, jotka eivät ole toimistolla, jotta voit kertoa heille uutiset kasvotusten. Vaikka he eivät ole toimistolla, he ansaitsevat saman mahdollisuuden kuulla uutiset luotetulta esimieheltä.

Ole myötätuntoinen ja anna selkeitä ja suoria ohjeita työntekijöille, joiden töihin irtisanomiset vaikuttavat. Vaikka tilanne voi olla stressaava, oikeanlainen myötätuntoinen sävy on tärkeä. Kerro työntekijöille, minkälaisen irtisanomispaketin tai minkälaisia etuja he saavat ja minkälaista tukea heille tarjotaan. Osoita empatiaa ja vältä kapulakieltä.

Muista, että jäljelle jäävät työntekijät seuraavat, kuinka hoidat tilanteen. Haluat, että heille jää irtisanomisten jälkeen positiivinen mieliala, ja sitä edesauttaa sinun heidän entisiä kollegoitaan kohtaan osoittamasi myötätunto.

Tapa, jolla viestit jäljelle jääneille työntekijöille, vaikuttaa jatkossa suuresti työntekijöiden tyytyväisyyteen. Valmistaudu tunteiden vuoristorataan, kun työntekijät käsittelevät työvoiman vähentämistä ja sen vaikutuksia omiin rooleihinsa ja vastuisiinsa.

Ne, joita ei irtisanottu, saattavat tuntea siitä syyllisyyttä, mikä taas saattaa heikentää tuottavuutta ja työmoraalia. Vakuuta yritykseen jääneille työntekijöille, että heidän työpaikkansa eivät ole vaarassa. Valmistaudu myös käsittelemään yrityskulttuurin ja työntekijöiden sitoutumisen muutoksia.

Johdon on selitettävä irtisanomisten syyt ja kerrottava yrityksen jatkosuunnitelmista. Tämä auttaa palauttamaan luottamuksen organisaatioon ja vakuuttaa työntekijöille, että yrityksen toiminta jatkuu ongelmitta.

Viestimällä työntekijöille seuraavien ohjeiden mukaisesti voit vähentää heidän ahdistustaan ja auttaa heitä selviämään irtisanomisten jälkeen:

Muista, että kuunteleminen on viestinnän avain. Vaikka haluatkin viestisi menevän perille, sinun on myös kuunneltava työntekijöidesi pelkoja ja huolia. Sinulla on oma viestisi kerrottavana, mutta työntekijöiden vastausten kuunteleminen, heidän tunteidensa huomioiminen ja empaattinen vastaaminen hyödyttävät työntekijöitä, esimiehiä ja yritystä.

Kuten mainitsimme, viesteistäsi tulee todennäköisesti julkisia. Viestintäsuunnitelmaan pitäisikin kuulua ulkoisille sidosryhmille suunnattu tiedote. On tärkeää, että uutislähteet ja asiakkaat kuulevat työntekijöiden vähentämisestä ensimmäisenä sinulta, jotta voit hallita tarinaa. Sen pitäisi tapahtua pian sen jälkeen, kun olet tiedottanut irtisanomisista sisäisellä tiedotteella.

Ulkoisilla sidosryhmillä herää usein lukuisia kysymyksiä, kun yritys vähentää työntekijöitä. Ulkoisille sidosryhmille suunnatussa viestinnässä pitäisi kertoa tarkasti ja kontekstissa syyt irtisanomisille, jotta heillä heräisi mahdollisimman vähän kysymyksiä. Kerro, kuinka organisaatiosi tukee irtisanottuja työntekijöitä esimerkiksi erorahalla, tarjoamalla tulevaa työllistymistä tukevia toimenpiteitä tai tarjoamalla muuntyyppistä tukea.

Vakuuta asiakkaille ja sidosryhmille, etteivät irtisanomiset vaikuta heidän palveluihinsa. Kerro, että yrityksessä tullaan tekemään sisäisiä uudelleenjärjestelyjä, ja että heille kerrotaan kaikista muutoksista tiimeihin, joiden kanssa he normaalisti työskentelevät.

Muista, että media seuraa tilannetta. Vaikka et voi vaikuttaa siihen, mitä media sanoo, johdonmukainen viestintä työntekijöille ja sidosryhmille auttaa estämään tarinaa paisumasta. 

Selkeä, läpinäkyvä ja tehokas viestintä on elintärkeää työntekijöitä vähennettäessä. On myös tärkeää, että luot viestintäsuunnitelman, jonka avulla voit edetä prosessissa nopeasti. Läpinäkyvä viestintä on paras tapa estää irtisanomisia tahraamasta brändiäsi.

Järjestä jäljelle jääneille työntekijöille heti työvoiman vähentämisen jälkeen työntekijöiden tyytyväisyyskyselytutkimus. Tee keräämiesi tietojen perusteella päätöksiä yrityskulttuurin parantamisesta, työpaikkaa koskevista muutoksista ja jäljelle jääneiden työntekijöiden kannustamisesta.
SurveyMonkeylla on ratkaisut kaikkiin kyselytutkimus- ja markkinointitarpeisiisi. Tee ilmainen tili jo tänään. Se on helppoa! Voit myös valita itsellesi sopivan tilauksen.