Valmistaudu, pidä asiat järjestyksessä ja käytä SurveyMonkeyn työkaluja, niin tapahtumasi onnistuvat.
Tapahtumien hallinnassa on harvoja ehdottomia sääntöjä. Koska kaikki tapahtumat ovat erilaisia, jokaista on lähestyttävä eri tavalla. Hyvän tapahtumapäällikön onkin oltava sekä joustava että järjestelmällinen. Joustamalla voit mukautua, oppia ja tehdä muutoksia, jotta jokainen tapahtuma olisi entistä parempi. Tapahtuman hallinnan kyselytutkimusohjelmisto voi parantaa tapahtumanhallintataitojasi tehostamalla ajanhallintataitojasi.
Älä tyydy pelkästään järjestämään tapahtumaa. Tee sen sijaan kaikista tapahtumistasi legendaarisia seuraavilla vinkeillä, joilla voit parantaa tapahtumanhallintataitojasi.
Millaisia tapahtumanhallintataitoja jokainen hyvä tapahtumapäällikkö tarvitsee? Tapahtumapäällikön on osattava puhua ihmisille, ja mikä tärkeintä, kuunnella.
Sinun on käsiteltävä tietoa, joten hyvän tapahtumapäällikön ominaisuuksiin kuuluu myös järjestelmällisyys. Mitä aikaisemmin aloitat suunnittelun, sitä paremmassa asemassa olet. Siitä huolimatta on myös varauduttava tekemään äkillisiä muutoksia. Sen lisäksi hyvän tapahtumapäällikön on pysyttävä rauhallisena tapahtuman suunnitteluprosessin alusta loppuun.
Tässä vielä tärkeimmät asiat:
Jos teet yhteistyötä tapahtumasuunnittelijan kanssa, hän saattaa lähettää sinulle listan tavoitteista. Jos et, mieti tapahtumalle konkreettiset tavoitteet yhdessä asiakkaasi kanssa. Tee tavoitteista mahdollisimman yksityiskohtaisia. Montako autoa haluat pysäköintihenkilökunnan ohjaavan vapaaseen parkkiruutuun tunnissa? Montako kysymystä haluat mahduttaa yhteen kyselysessioon? Käytä numeroita aina, kun mahdollista.
Mitä aiemmin voit vahvistaa tapahtuman yksityiskohdat, sitä parempi. Aloita puheluiden soittaminen jopa vuotta aiemmin, jotta voit varata tapahtumapaikan ja hyötyä alihankkijoiden tarjoamista aikaisen varaajan eduista. Vaikka tässä aikaisessa vaiheessa on tärkeää tehdä joustavia sopimuksia (koska et tiedä, montako osallistujaa voit odottaa), säästät aikaa ja rahaa ja vältyt ylimääräiseltä päänvaivalta, kun otat yhteyttä tapahtumapaikkoihin ja alihankkijoihin hyvissä ajoin. Valmistaudu tapahtumaan keräämällä näitä tietoja tapahtumasuunnittelun kyselytutkimuksilla. Käytä apuna tätä tapahtumasuunnittelun tarkistuslistaa.
Jokainen tapahtuma on erilainen. Alihankkijat ymmärtävät sen, joten monet heistä tarjoavat mukautettuja palveluja joustavalla hinnoittelulla. Älä pyydä alihankkijalta tarjousta vaan mieti, paljonko haluat maksaa, ja tarjoa sitten 5–10 % vähemmän. Siten pysyt budjetissa ja säästät usein jopa rahaa, vaikka alihankkija neuvottelisi hintaa suuremmaksi.
Tapahtumien hallinta perustuu verkostoitumiseen. Pysy yhteydessä tapahtumapaikkoihin ja alihankkijoihin, joiden kanssa haluat työskennellä. Siten he ovat käytettävissä, kun tarvitset heitä. Pidä myös yhteyttä entisiin kollegoihin ja vapaaehtoisiin. Voit kasata nopeasti ja vaivattomasti tehokkaita työntekijä- ja vapaaehtoistiimejä hyödyntämällä kattavaa sosiaalista verkostoasi.
Älä kavahda uusia tapahtumateknologioita. Hyödynnä sen sijaan innovatiivisia muutoksia, jotka parantavat tapahtumakokemusta. Uudet teknologiat ja tapahtumanhallinta voidaan yhdistää monin tavoin:
Jos haluat hyödyntää tapahtumassa uutta teknologiaa, varmista, että henkilöstössä on joku, joka on uusien teknologioiden parissa kuin kotonaan. Anna tämän henkilön tehtäväksi ratkaista ongelmia tapahtuman aikana.
Kaikkia tapahtumia kannattaa harjoitella, oli kyseessä sitten tärkeä esitys tai lukion palkintoseremonia. Järjestä harjoitukset henkilöstön, vapaaehtoisten ja (jos mahdollista) esiintyjien kanssa viikkoa ennen tapahtumaa. Siten sinulle jää tarpeeksi aikaa tehdä suuriakin muutoksia tapahtuman ohjelmaan, ja henkilöstölle ja vapaaehtoisille jää tarpeeksi aikaa valmistautua. Testaa harjoituksissa myös tekniset ratkaisut.
Tärkeintä tapahtuman onnistumisen kannalta on osallistujien kokemusten ymmärtäminen. Keskity tapahtumapäivänä osallistujiin niin paljon kuin töiltäsi ehdit. Kuulostele tunnelmaa. Keskustele ihmisten kanssa. Kerää tietoja reaaliaikaisilla palautekyselytutkimuksilla.
Keskustele tiimisi kanssa jokaisen tapahtuman jälkeen. Keskustelkaa ryhmässä siitä, mikä meni hyvin ja mikä ei. Voit valita ryhmään tärkeimmät henkilöstön jäsenet, koko henkilöstön tai henkilöstön ja vapaaehtoiset. Näillä palautekeskusteluilla saat kerättyä ihmisten vaikutelmia ja ehdotuksia, kun tapahtuma on vielä tuoreena heidän mielissään.
Älä unohda osallistujia, henkilöstöä ja vapaaehtoisia sen jälkeen, kun tapahtuma on ohi. Lähetä kullekin ryhmälle seurantasähköposti, kun tapahtumasta on kulunut viikko. Liitä sähköpostiin linkki viimeiseen palautekyselytutkimukseen, jolla voit kerätä käyttökelpoisia neuvoja kysymällä kullekin ryhmälle erityisesti kohdistettuja kysymyksiä:
Lähetä myös kiitossähköpostit tapahtumapaikalle ja alihankkijoille, jotka mahdollistivat tapahtuman järjestämisen. Kerro kaikille osapuolille, että arvostat heidän panostaan ja että haluat pysyä yhteydessä.
Ota oppimasi käyttöön tekemällä kunkin tapahtuman jälkeen positiivisia muutoksia. Tutustu osallistujien, henkilöstön ja vapaaehtoisten antamaan palautteeseen, jotta voit tehostaa tapahtumanhallintatyyliäsi entisestään. Näin voit korjata joitakin yleisimpiä ongelmia:
Nyt kun osaat kehittää tapahtumanhallintataitojasi, hyödynnä niitä. Vie tapahtumanhallintataitosi uudelle tasolle SurveyMonkeyn tekoälypohjaisella kokemustenhallinta-alustalla. Paranna tapahtumien järjestämiseen liittyviä ajanhallintataitojasi jo tänään.
Oletko valmis keräämään palautetta? Luo tapahtuman jälkeinen kyselytutkimus. Aloita heti »