Tapahtuman suunnittelu ja palaute

Kuuntele, ota opiksesi ja tee seuraavasta tapahtumastasi menestys

Tapahtumasuunnittelukyselyt

Haluatko suunnitella tapahtuman jokaisen osa-alueen huolellisesti? Oletko koskaan ollut kokouksessa, jossa kaikki meni pieleen? Olitpa sitten suunnittelemassa verkkoseminaaria, gaalailtaa, luokkakokousta, grillijuhlia tai häitä, sinun on varmistettava, että jokainen yksityiskohta on suunniteltu huolellisesti. Vain näin sekä tapahtuman osallistujat että sinä saatte kokoontumisestanne kaiken irti. Verkkopohjaisien kokous- ja tapahtumasuunnittelukyselyjen avulla voit hallita yhteystietoja, lähettää kutsuja, kerätä maksuja, saada reaaliaikaisia raportteja sekä hankkia arvokasta palautetta tapahtumasta.

Luo kokous- tai tapahtumasuunnittelukysely vain muutamassa minuutissa

Saat ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen arvokkaita näkemyksiä, joiden avulla tapahtumastasi tulee onnistunut.

  • Tapahtumaa edeltävä kyselytutkimus .Kartoita osallistujien odotuksia, arvioi osallistumista, tunnista puhuja-, tarjoilu-, ohjelma-, musiikki, teemamieltymyksiä jne. Selvitä matkustussuunnitelmia tai -tarpeita ja paras tapa pitää yhteyttä osallistujien kanssa, jos tapahtumaan tulee muutoksia. Tämä helpottaa suunnittelua ja antaa lisätietoja osallistujista, joten voit muokata tapahtuman heille sopivaksi.
  • Helpot vastauspyynnöt.Kun olet saanut tapahtumaa edeltävän kyselytutkimuksen tulokset, sinun on varmistettava tapahtuman osallistujat. Wufoo-lomakkeiden avulla voit upottaa vastauspyynnöt suoraan verkkosivustollesi. Saat ilmoituksen, kun joku vastaa, voit kerätä maksuja (PayPal, Authorize.net ja Google Checkout) sekä laatia raportteja kaikille tapahtuman suunnitteluun osallistuville – aina pitopalvelusta tiskijukkiin.
  • Saat reaaliaikaista palautetta tapahtuman aikana, joten voit tehdä muutoksia ja korjata mahdollisia ongelmia. Jokin auditorion osa ei esimerkiksi välttämättä kuule pääpuheenvuoroa. Nopean tapahtumapalautteen ansiosta voit korjata ongelman välittömästi.
  • Palaute tapahtuman jälkeen. Selvitä, kuinka kokous tai tapahtuma sujui, ja tee palautteen perusteella seuraavasta tilaisuudesta entistä parempi. Ryhmällä voi myös olla ajatuksia osallistumisen lisäämisestä tai vaihtoehtoisista tapahtumapaikoista.

Tapahtumasuunnittelukyselyiden käyttäminen

  • Myyntikonferenssit. Selvitä, mitä mieltä osallistujat olivat konferenssin sisällöstä, sijainnista, majoituksesta ja tarjoiluista. Olivatko esitykset innostava vai turruttavia? Oliko kongressikeskus helppo löytää ja olivatko seminaarit osallistumisen arvoisia?
  • Häät. Monet morsiamet (ja sulhaset) ovat käyttäneet kyselytutkimuksia suunnitellessaan suurta päiväänsä. Voit esimerkiksi selvittää matkustus- ja majoitussuunnitelmia, toivottuja aktiviteetteja, lastenhoitotarpeita, ruokavalioita, kutsuja ja paljon muuta. Kysy ystäviltäsi ja perheeltäsi, missä häät tulisi järjestää. Hangossa vai Helsingissä? Bahamalla vai Barbadoksella? Pariisissa vai Puerto Vallartassa?
  • Polttarit. Jos olet astelemassa avioon, sinun kannattaa miettiä, missä vietät viimeisen sinkkuiltasi. Tee siitä täydellinen laatimalla kyselytutkimus bestmaneille, kaasoille ja läheisille ystäville.
  • Tapahtumapaikka. Onko sinulla huippuidea jonkun tapahtuman järjestämisestä, mutta et tiedä, missä sen pitäisit? Lähetä verkkokyselytutkimus ja kysy kutsutuilta, mihin he haluaisivat tulla. Missä hotellissa he haluaisivat yöpyä? Kysy heidän mielipiteitään iltaohjelmasta, aktiviteeteista ja muista kiinnostuksenkohteista.
  • Verkostointitapahtumat ja kokoontumiset. Monenlaisia ihmisiä, kuten pikadeittaajia, tietokonenörttejä ja sarjakuvafaneja, kerääntyy yhteen yhteisen harrastuksen vuoksi. Lähetä tapahtumasuunnittelukysely ja varmista, että kaikki tapahtuman yksityiskohdat palvelevat heidän tarpeitaan.
  • Juhlat. Kokoa ystäväsi ja perheesi yhteen muutoinkin kuin juhlapyhinä. Viettäkää vaikka maan päivää, työn päivää tai tosi-tv-sarjan katselujuhlia. Suunnitteletko flash mob -tapahtumaa, mutta et tiedä, miten se järjestetään? Tapahtumasuunnittelukysely pelastaa sinut pulasta järjestettävän tapahtuman luonteesta riippumatta.
  • Tapahtumatarjoilu. Oletko vegaani, kasvissyöjä tai noudatatko gluteenitonta, kosher-, laktovegetaarista tai ovovegetaarista ruokavaliota? Yhä useammalla on ruokavaliorajoituksia, joten on hyvä tietää etukäteen, mitä vieraasi voivat syödä ja mitä eivät.
  • Naapurusto ja yhteisö. On aina mukavaa, kun naapuruston jäsenet kerääntyvät yhteen hyvän asian puolesta ja pitääkseen hauskaa, olipa kyseessä sitten pihajuhlat, kirpputori, pihanhoitotyöt, myyjäiset tai siivoustalkoot. Muista kerätä naapureiltasi palautetta.
  • Musiikki. Innostuvatko vieraasi todennäköisemmin Pavarottista vai Beatlesista? Pitääkö yleisö 90-luvun hiphop-soittolistaasi loistavana vai sietämättömänä? On hyvä selvittää pitääkö yleisösi Michael Jacksonista vai Rolling Stonesista, ennen kuin kaivat CD-levyt esille tai lataat mp3-kappaleet.

Kolme vinkkiä onnistuneeseen tapahtumaan

  1. Tunnista tavoitteesi. Tämä voi olla itsestään selvää, jos tapahtumana on esimerkiksi häät, mutta haluat ehkä teroittaa päätavoitettasi muiden tapahtumien osalta. Oletko lanseeraamassa uutta tuotetta, valitsemassa talonyhtiön hallituksen jäseniä vai yritätkö tehdä tämän vuoden konferenssista paremman kuin viimeksi?
  2. Määritä budjetti. Kun olet määritellyt tavoitteesi, selvitä, kuinka paljon niiden toteuttaminen maksaa. Sinun on tiedettävä tarkalleen, kuinka paljon voit kuluttaa ja kuinka paljon osallistujat ovat valmiita kuluttamaan. Aloita laatimalla luettelo, hinnoittelemalla jokainen kohde ja tasapainottamalla valinnaiset ja pakolliset kohteet. Laske sitten kaikki kustannukset yhteen.
  3. Määritä aikataulu. Minkä tahansa tapahtuman suunnitteleminen alusta loppuun saakka voi olla valtava ja uuvuttava urakka. Varaa riittävästi aikaa ideointiin, tapahtumasuunnittelukyselyn laatimiseen, palautteen keräämiseen, kutsujen lähettämiseen ja vastauspyyntöjen keräämiseen. Hyvä yleissääntö on lähettää kutsut kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Järjestä siis itsellesi riittävästi aikaa kaikkien osa-alueiden hoitamiseen.

Joka väittää, ettei kaikkia ihmisiä voi aina miellyttää, ei ilmeisesti tunne ketään asiansa osaavaa tapahtumasuunnittelijaa.
Parhaat tapahtumasuunnittelijat eivät pysähdy, ennen kuin ovat tehneet kaiken voitavansa miellyttääkseen jokaista osallistujaa, sponsoria ja myyjää.
SurveyMonkeyn avulla voit laatia kätevästi kokous- ja tapahtumasuunnittelukyselyjä hankkiaksesi runsaasti tietoa.

Kaikki kokous- ja tapahtumasuunnittelukyselylomakkeen kysymykset ovat esimerkkikysymyksiä ja niitä voi muokata tarpeen mukaisiksi.

Lisää kyselytutkimustyyppejä ja -esimerkkejä

Miksi yli 20 miljonaa ihmistä käyttää SurveyMonkeyta?

  • Ilmainen
    Lähetä rajaton määrä kyselytutkimuksia ja äänestyksiä ILMAISEN tilin kautta.
  • Helppokäyttöinen
    Luo ja hallinnoi kyselytutkimuksiasi suoraan internetissä. Helppo päästä alkuun, oppia ja käyttää.
  • Luonteva suunnittelu
    Käyttäjän ei tarvitse olla tietokonenero eikä insinööri. Jos osaat käyttää sähköpostia ja Facebookia, ei SurveyMonkeykaan tuota ongelmia.
  • Reaaliaikaiset tulokset
    Voit selata saapuvia tietoja samantien ja joko pitää tiedot itselläsi tai jakaa ne muiden kanssa.
  • Luotettava ja kokenut
    SurveyMonkey on auttanut jo yli 20 miljoonaa tyytyväistä asiakasta hankkimaan tietoa verkossa.
  • Kehittyy tarpeidesi mukaan
    SurveyMonkeyn PRO-tilit parantavat mahdollisuuksia hankkia ja tulkita tietoa kehittyneen analysoinnin ja muiden etujen avulla.