Tietosuojan ja tietoturvan parhaat käytännöt: kyselytutkimusdatan suojaaminen

Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtiminen on nykyään elintärkeää. Suurimittaiset tietomurrot ovat jatkuvasti otsikoissa. Asiakkaiden tietojen vaarantuminen tulee yrityksille kalliiksi sekä taloudellisesti vahinkoja korjattaessa että valtavana mainehaittana.

Jokaisen organisaatiosi jäsenen tulisi huolehtia tietoturvasta jatkuvasti herpaantumatta. On tärkeää tehdä kaikki mahdollinen, jotteivät hakkerit pääse käsiksi asiakkaiden ja organisaation tietoihin – mukaan lukien kyselytutkimusdata. Lisäksi organisaatioilla on oltava toimintasuunnitelma, joka minimoi vahingot tietomurron sattuessa.

Murron kohteeksi voivat joutua kaikenlaiset tiedot, minkä vuoksi kyselytutkimusdatan huolellinen suojaaminen on ensiarvoisen tärkeää. Suojaamalla datan ylläpidät asiakkaiden luottamusta ja varmistat, että keräämäsi data on paikkansapitävää ja turvassa hyökkäyksiltä ja tietovuodoilta.

Hakkerit ovat yrityksille jatkuva uhka. Kuten tietoturva-asiantuntijat usein vitsailevat, hakkereiden on onnistuttava vain kerran, mutta tietoturva-ammattilaisten on torjuttava uhka joka päivä.

Tietoturva ei ole se osa-alue, jolla kannattaa alkaa kokeilla uutta tai ottaa riskejä. Siihen on jo olemassa parhaat käytännöt, joita päivitetään ja parannetaan jatkuvasti. Niiden avulla voit suojautua nykyisiltä riskeiltä uusiin varautuessasi. Kyselytutkimuksissa on huolehdittava, että vastaajien tietosuoja ja ‑turva on varmistettu ja että noudatat tarvittavia säännöksiä, kuten HIPAA‑ ja CCPA-lakeja sekä yleistä tietosuoja-asetusta. 

On myös tärkeää muistaa, että tietosuojan varmistamiseen on muitakin syitä kuin rikollisilta suojautuminen. Kun yritys sitoutuu huolehtimaan tietosuojasta, myös asiakkaiden luottamus yritystä kohtaan kasvaa. Kun teet kyselytutkimuksia, luottamus voi parantaa vastausprosenttia ja vastaajat voivat antaa hyödyllisempää tietoa, josta saat uskottavampaa ja käyttökelpoisempaa dataa.

Lisätietoja: Tutustu SurveyMonkeyn tiedonkeruun ja tietosuojan parhaisiin käytäntöihin

Noudattamalla vakiintuneita tietosuojakäytäntöjä voit varmistaa, että tiedot on suojattu kunnolla. Siten vastaajatkin voivat olla varmoja, että heidän tietonsa pysyvät turvassa. Kun suojelet näin sekä yritystäsi että vastaajia, on todennäköisempää, että ihmiset vastaavat kyselytutkimukseesi.

Kuvaile tietosuojakäytäntösi kyselytutkimuksen johdannossa tai sähköpostiviestissä, jolla kutsut ihmisiä vastaamaan. Voit lisätä mukaan myös linkin suoraan tietosuojaselosteeseesi. Ohituslogiikkaa käyttämällä voit hylätä vastaajat, jotka eivät hyväksy tietosuojaselostettasi tai ‑käytäntöjäsi.

Tietosuojakäytännöissä on mainittava seuraavat asiat:

SurveyMonkeyn tietosuojailmoituksessa esimerkiksi kuvataan, kuinka käsittelemme tietojasi. Ilmoitus laadittiin yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa, jotta se on varmasti kattava, läpinäkyvä ja parhaiden käytäntöjen mukainen. Computerworld päätti tarkistaa tietosuojakäytäntömme ja kommentoi, että olemme onnistuneet ilmaisemaan tietosuojakäytäntömme selkeästi verkossa selontekoina ja sitoumuksina. Lisäksi he mainitsivat, että tietoturvatoimemme ovat saman tasoisia kuin Fortune 500 ‑yrityksillä.

Lue lisää siitä, kuinka SurveyMonkey käsittelee tietojasi

Lisää suostumuslomake: Suostumuslomake takaa toiselle osapuolelle kirjallisesti, että käyttäjä ymmärtää tapahtuman tai tehtävän ehdot. Kun lisäät sen kyselytutkimukseesi, suojaat yritystäsi ilmoittamalla vastaajille, kuinka heidän antamiaan tietoja käytetään.

Poista tiedot, kun niitä ei enää tarvita: Vanhojen ja vanhentuneiden tietojen hamstraaminen voi aiheuttaa ongelmia, kun riski unohdettujen tietojen joutumisesta vääriin käsiin kasvaa. Paras käytäntö on tehdä selkeä ohjeistus, joka määrittää tietojen säilytysajan ja kertoo, kuinka tiedot hävitetään oikein.

Lisätietoja: Vahvista tietoturvaasi lukemalla SurveyMonkeyn kyselytutkimusten tekijöiden tietoturvaa koskeva artikkeli.

Asiakkaidesi tai potilaidesi arkaluonteiset terveystiedot ovat yksityisiä, ja HIPAA-laki on tehty varmistamaan, että ne myös pysyvät yksityisinä.

Vuoden 1996 Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) on Yhdysvaltain liittovaltion laki, joka määrittää kansalliset standardit estämään potilaiden arkaluonteisten terveystietojen paljastamisen potilaan tietämättä tai ilman hänen suostumustaan.

Terveydenhuoltoalalla toimivien on noudatettava HIPAA-vaatimuksia, tai he saattavat joutua tarkastukseen tai saada sakot ja menettää asiakkaiden tai potilaiden luottamuksen. Jos siis käsittelet suojattuja terveystietoja, sinun on noudatettava HIPAA-vaatimuksia.

SurveyMonkey tarjoaa lukuisia erityisesti terveydenhoitoalalle suunnattuja vaihtoehtoja HIPAA-vaatimusten mukaisista tileistä terveydenhoidon kyselytutkimusmalleihin.

GDPR säätelee tietoturvaa Euroopan unionissa. Siitä on kuitenkin huolehdittava, vaikka asuisit Idahossa. Syynä on se, että yrityksen on täytettävä GDPR:n vaatimukset, vaikkei se sijaitsisikaan Euroopassa.

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) kattaa tietoturvan ja tietosuojan Euroopan unionissa (EU) ja Euroopan talousalueella (ETA). Se koskee myös henkilötietojen siirtämistä EU:n ja ETA-alueiden ulkopuolelle.

GDPR:n ensisijainen tarkoitus on antaa ihmisten hallita omia henkilötietojaan sekä yksinkertaistaa ja yhdenmukaistaa kansainvälisiä yrityksiä koskevia asetuksia. Se koskee kaikkia yrityksiä, jotka käsittelevät ihmisten henkilötietoja ETA-alueella – riippumatta yrityksen sijainnista tai rekisteröityjen kansalaisuudesta tai asuinmaasta.

Asetusta on käytetty monien lakien mallina EU:n ulkopuolella, esimerkiksi vuonna 2018 käyttöön otetun California Consumer Privacy Act (CCPA) ‑lain mallina.

California Consumer Privacy Act (CCPA) on osavaltion laajuinen laki, joka säätelee sitä, kuinka maailman yritykset saavat käsitellä Kalifornian asukkaiden henkilötietoja.

CCPA tuli voimaan 1.1.2020. Se on ensimmäinen laatuaan Yhdysvalloissa.

Jos sinulla on Kaliforniassa asuvia asiakkaita tai kyselytutkimusten vastaajia, tämä laki on huomioitava ja sen vaatimuksia on noudatettava.

CCPA koskee kaikkia maailman kaupallisia yrityksiä, jotka myyvät vuosittain yli 50 000 Kalifornian asukkaan henkilötietoja, joiden vuosittainen bruttotulos ylittää 25 miljoonaa dollaria, tai jotka saavat yli 50 prosenttia vuosittaisesta liikevaihdostaan myymällä Kalifornian asukkaiden henkilötietoja.

Lisäksi yrityksen jakaessa brändin (eli yhteisen nimen, palvelumerkin tai tavaramerkin) sellaisen yrityksen kanssa, jota CCPA koskee, CCPA koskee myös kyseistä yritystä.

CCPA:n mukaan Kalifornian asukkaat (kuluttajat) saavat kieltää tietojensa myymisen kolmansille osapuolille, tarkastella heistä kerättyjä tietoja ja määrätä ne poistettaviksi.

Lisätietoja: SurveyMonkeyn tietosuoja ja vaatimustenmukaisuus

Kyselytutkimuksen tarkoitus on luonnollisesti kerätä hyödyllistä dataa ja tietoa kohdeyleisöstä. Sitä tehtäessä on kuitenkin muistettava varmistaa, että noudatat tietosuoja- ja tietoturva-asetuksia ja ohjeita, toimit vaatimusten mukaisesti etkä vaaranna kyselytutkimusten vastaajien henkilötietoja.

Tietojen keräämistä suunniteltaessa on huomioitava useita tärkeitä tietoturva-asioita. Niihin kuuluvat muun muassa tunnistettavissa olevien henkilötietojen määrän minimoiminen, tietojen salaus, kyselytutkimusten anonymisointi ja tietojen turvallinen käyttäminen. 

Paras käytäntö on minimoida kyselytutkimuksissa kerättävien tunnistettavissa olevien henkilötietojen määrä. Toisin sanoen haluat välttää sellaisten tietojen keräämistä, jotka saattavat paljastaa vastaajien henkilötietoja, kuten henkilötunnuksen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen tai fyysisen osoitteen.

On tärkeää varmistaa, ettei data joudu luvattomien käyttäjien kynsiin. Tietojen salaus on oleellinen tapa estää sitä tapahtumasta.

Salaus on prosessi, jossa tiedot koodataan, jotta luvattomat käyttäjät eivät näe tai pääse käyttämään niitä. Salaus auttaa suojaamaan yksityisiä ja arkaluonteisia tietoja ja voi parantaa asiakassovellusten ja palvelinten välisen tietoliikenteen turvallisuutta. Kun data on salattu, luvattomat käyttäjät eivät voi lukea sen sisältöä, vaikka saisivatkin sen haltuunsa.

Kun tiedot salataan, salausalgoritmi muuntaa selkotekstin tai luettavan datan salatekstiksi tai dataksi, jota ei voi lukea. Vain vastaava purkuavain voi muuttaa salatekstin takaisin luettavaksi selkotekstiksi.

Kyselytutkimusvastausten anonymisointi voi parantaa tietosuojaa, koska silloin ei kerätä henkilötietoja, jotka saattaisivat vaarantua. Se vähentää organisaatiosi riskejä.

Lisäksi anonyymien kyselytutkimusten etuna on, että niiden vastausprosentti on todennäköisesti tavallista parempi ja niihin vastataan rehellisemmin. Anonyymius poistaa tiettyjä yleisiä esteitä kyselytutkimusten vastaajilta. Jos teet esimerkiksi yrityksesi työntekijöille suunnatun kyselytutkimuksen, anonyymius vähentää pelkoa siitä, että henkilöstöhallinto reagoi vastauksiin. Työntekijät voivat näin ollen vastata kysymyksiin suoremmin ja yksityiskohtaisemmin.  

SurveyMonkeyn anonyymien vastausten kerääjän avulla voit valita, seuraatko ja tallennatko vastaajien tunnistettavissa olevia tietoja kyselytutkimusvastauksista. SurveyMonkey tallentaa vastaajien IP-osoitteet palvelimen lokeihin ja poistaa ne 13 kuukauden kuluttua.

Tietoturvaan kuuluu monia tietojen turvaamiseen liittyviä seikkoja salasanoista kyselytutkimusdatan ja ‑tulosten turvalliseen käyttämiseen sekä vanhojen tietojen tehokkaaseen säilyttämiseen ja hävittämiseen.

Nykyään pitäisi olla jo itsestään selvää, ettei salasanasi voi olla ”salasana”, jos haluat pitää hakkerit loitolla.

Siitä huolimatta vuoden 2020 yleisimpiä salasanoja koskevassa tutkimuksessa selvisi, että ”salasana” oli neljänneksi yleisin salasana. Mikä sitten oli yleisin? 123456. Ei hyvä.

Tietoturvallisten salasanojen käyttö on olennainen osa tietoturvadatan suojelemista, ja käyttäjiä pitäisi rohkaista käyttämään yksilöllisiä salasanoja, joita ei voi arvata. Saatavilla on salasanan­hallintatyökaluja, joilla on helppoa tehdä yksilöllisiä salasanoja, eikä käyttäjien tarvitse enää muistaa valtavia määriä erilaisia salasanoja. Myös kaksivaiheinen tunnistus lisää yhden suojauskerroksen ja auttaa pitämään hakkerit loitolla.

Jos käytät SurveyMonkeya, salasanan huolellinen valinta ja säilyttäminen on tärkeää, sillä sen avulla päästään käsiksi vastaajien henkilötietoihin. Suosittelemme toimimaan seuraavasti:

On tärkeää varmistaa, että tallennusjärjestelmät ovat turvallisia. Paras käytäntö on käyttää suojattua tietokeskusta tai keskitettyä tallennustilaa. On myös hyvä ajatus, että fyysiseen tallennussijaintiin on näköyhteys. 

Kun käytät SurveyMonkeya, kaikki vastaajiesi tiedot tallennetaan turvallisesti SOC 2 ‑sertifioituihin tietokeskuksiin, jotka noudattavat parhaita käytäntöjä niin tietoturvan kuin teknisten ratkaisujen osalta. Varmistamme, että kerätty data siirretään turvallisen HTTPS-yhteyden kautta ja käyttäjien sisäänkirjautuminen on suojattu TLS:llä. Käyttämättömät tiedot on salattu algoritmeilla, joiden vahvuus on alan standardien mukainen.

On tietysti myös tilanteita, joissa haluat jakaa kyselytutkimusdataa kollegoidesi ja organisaatiosi tärkeimpien kumppanien kanssa. Silloinkin on varmistettava, että tiedot jaetaan turvallisesti, jotta voidaan välttää tietomurrot ja estää vastaajien arkaluonteisten tai henkilötietojen luvaton katselu.

Tietoturvallinen käyttö on tärkeää kyselytutkimusdatan suojaamisessa. Ensinnäkin kannattaa välttää tietojen tallentamista kannettaviin tietokoneisiin, mobiililaitteisiin tai muihin henkilökohtaisiin laitteisiin, joilla on suuri riski tulla varastetuksi ja päätyä vääriin käsiin. Kyselytutkimusdata voi joutua vääriin käsiin myös, jos jaat kirjautumistunnuksiasi. Jos esimerkiksi kollega, jonka kanssa sinulla on yhteinen tili, lähtee yrityksestä, hänellä on sen jälkeenkin pääsy kyselytutkimusvastauksiin. Hän voi myös jakaa kirjautumistunnuksia muille, jolloin on entistä todennäköisempää, että joku käyttää tietoja vastuuttomasti. Jos haluat muiden näkevän kyselytutkimuksesi ja arvioivan vastauksia tuottavalla ja turvallisella tavalla, kokeile jompaakumpaa seuraavista tavoista:

SSL (Secure Sockets Layer) on protokolla, jolla luodaan todennettuja ja salattuja linkkejä verkossa olevien tietokoneiden välille. Tämä parantaa tietoturvaa.

Kun SSL asennetaan verkkopalvelimelle, se aktivoi lukon ja https-protokollan ja sallii salatun yhteyden verkkopalvelimen ja selaimen välillä. Yleensä SSL:ää käytetään luottokorttitapahtumien, tiedonsiirron ja kirjautumisten turvaamiseen. Viime aikoina siitä on kuitenkin tullut yleinen tapa turvata liikenne sosiaalisen median sivustoilla.

Huolehdi turvallisuudesta!

Jos haluat ottaa kaiken irti kyselytutkimuksista ja säilyttää asiakkaidesi luottamuksen ja sitoutumisen, aseta tietosuoja ja tietoturva etusijalle. SurveyMonkey voi auttaa parantamaan tietoturvaasi antamalla tärkeitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia tietoja.

Lue lisää siitä, miten SurveyMonkey suojaa kyselytutkimusdataasi ja miten voit varmistaa, että tiedot pysyvät turvassa.