Tapahtumapalaute: näin luot tehokkaita kysely­tutkimus­kysymyksiä

Tapahtumakoordinaattorin työtä pidetään yleensä lähes yhtä stressaavana kuin palontorjujien, lentäjien ja puolustusvoimien työtä. 

Kaikenlaisten viime hetken ongelmien ratkaiseminen ei varmasti jätä juurikaan aikaa palauteohjelman luomiseen, vaikka juuri palaute auttaisi luovimaan äkillisiä haasteita tulevaisuudessa. 

Eventbriten vuoden 2022 pulssiraportin mukaan puolet tapahtumien järjestäjistä aikoo toteuttaa hybriditapahtuman, mikä auttaa heitä keräämään arvokkaita havaintoja ja tarjoamaan parempia tapahtumakokemuksia. Tapahtumakyselyistä saadut havainnot voivat auttaa

Tämä on erityisen tärkeää tapahtumakyselyissä, sillä osallistujat tekevät sinulle palveluksen vastaamalla kyselytutkimukseesi. Kunnioita siis heidän aikaansa ja esitä enintään viisi tärkeintä kysymystä.

Pyydä yleistä palautetta tai ehdotuksia enintään kahdessa avoimessa kysymyksessä. Muista kysymyksistä kannattaa tehdä monivalintaisia, joissa yksi vastausvaihtoehto on ”muu”. Tapahtumapalaute kuitenkin auttaa luovimaan äkillisiä haasteita tulevaisuudessa.

Useamman kuin viiden kysymyksen kyselytutkimuksissa kannattaa käyttää ohituslogiikkaa aina kun mahdollista, sillä sen avulla vastaajat näkevät vain itseään koskevat kysymykset.

Vaikka haluatkin mahdollisimman paljon tapahtumapalautetta, älä vaadi vastaajia antamaan mielipidettä jokaiseen kysymykseen. Jos kaikki kysymykset ovat pakollisia, vastaajat todennäköisesti jättävät kyselytutkimuksen kesken, mikä pienentää vastausprosenttia. 

Jos mahdollista, pidä kaikki kysymykset valinnaisina. Voit saada hyödyllisiä vastauksia, vaikka vastaajat ohittaisivatkin joitakin kysymyksiä. 

Ohituslogiikkaa käyttävät kysymykset muodostavat poikkeuksen, sillä ne ohjaavat vastaajat kyselytutkimuksen eri versioihin vastausten perusteella. Tällaisten kysymysten on oltava pakollisia, joten ne kannattaa esittää kyselytutkimuksen alussa. 

Tärkein kysymys kannattaa esittää ensin. Useimpien tapahtumien osalta tämä on laaja-alainen kysymys osallistujien tyytyväisyydestä, esimerkiksi: ”Miten arvioisit tapahtuman yleisesti?” tai ”Kuinka todennäköisesti suosittelisit tätä tapahtumaa ystävällesi?” 

Esitä tämä kysymys omalla sivullaan ennen kuin poraudut tarkempiin yksityiskohtiin. Kun vastaajat napsauttavat Seuraava-painiketta, SurveyMonkey tallentaa heidän vastauksensa. Näin saat tämän tärkeän tiedon, vaikka vastaajat jättäisivät kyselytutkimuksen kesken. 

Esitä vaikeimmat kysymykset viimeisenä. On parempi saada epätäydellistä dataa usealta vastaajalta kuin kokonaan täytettyjä kyselytutkimuksia harvemmalta vastaajalta.

Tapahtumakyselyyn on nopea ja helppo vastata myös, jos ryhmittelet kysymykset aiheittain. Voit esimerkiksi laittaa kysymykset tapahtuman sisällöstä yhdelle sivulle ja logistiikkakysymykset seuraavalle sivulle.

Jätä demografiset kysymykset viimeiselle sivulle. Nämä eivät ole yhtä tärkeitä tietoja kuin varsinainen tapahtumapalaute, mutta näitä vastauksia suodattamalla voit löytää suuntauksia. 

Pelkän linkin sijasta kyselytutkimuksen ensimmäinen kysymys kannattaa näyttää sähköpostissa. Kun upotat kyselytutkimuksen suoraan sähköpostiin, helpotat vastaamista, eikä osallistujien tarvitse napsauttaa linkkiä. Näin myös saat korkeamman vastausprosentin ja täsmällisempiä vastauksia . 

SurveyMonkeyn tutkimuksessa kyselytutkimukset avattiin 22 % useammin, kun kyselytutkimuksen ensimmäinen kysymys näkyi sähköpostissa. Tällaisten kyselytutkimusten kaikkiin kysymyksiin myös vastataan 20 % todennäköisemmin.

Jos osallistujilla on vahvoja myönteisiä tai kielteisiä mielipiteitä tapahtumasta, he kertovat niistä muita todennäköisemmin vastaamalla kyselytutkimukseen. Tämän lisäksi tarvitset kuitenkin vastauksia erityisesti ääripäiden väliltä. Myös tapahtumaasi keskinkertaisena pitäneiden vastaajien mielipiteet ovat tärkeitä, sillä heidän palautettaan kuuntelemalla voit saada heidät suhtautumaan toimintaasi myönteisemmin.

Maltilliset osallistujat voivat innostua vastaamaan, kun helpotat vastaamista tekemällä kyselytutkimuksista lyhyitä ja lisäät niihin sekä monivalintaisia että Likert-asteikon kysymyksiä, joissa vastausvaihtoehdot vaihtelevat ”täysin eri mieltä” olevista ”täysin samaa mieltä” oleviin. Tällöin osallistujien on helppo vastata täsmällisesti. 

Vaikka tapahtuman jälkeen lähetettävät kyselytutkimukset antavat tietoa osallistujien kokemuksesta yleisesti, kyselytutkimuksia kannattaa ehkä lähettää myös useita päiviä kestävän tapahtuman aikana. 

Lyhyillä kyselyillä voidaan esimerkiksi pyytää palautetta kunkin esitelmän jälkeen, vaikkakin tällaisissa kyselyissä kannattaa olla enintään viisi kysymystä. Varmista, että kysymykset ovat lyhyitä ja suljettuja, jotta niihin on helppo vastata. Monivalintaiset vastaukset ja arviointiasteikot antavat osallistujille valmiita vaihtoehtoja, joihin ei tarvitse käyttää kovin paljon aikaa. 

Näin teet tapahtumapalautekyselyn: 

Tässä on esimerkkejä tapahtuman jälkeen esitettävistä kyselytutkimuskysymyksistä.

Tapahtumapalaute ei ole aina yksioikoista, vaan saatat joutua pohtimaan vastakkaisia vastauksia ja puutteellista dataa. Pahemmassa tapauksessa kyselytutkimukseen liian nopeasti tai välinpitämättömästi annetut vastaukset vääristävät tuloksia. Tulosten kokonaisvaltainen analysointi voi auttaa ymmärtämään keräämiäsi tietoja.

Voit lähettää kyselytutkimuksia ennen tapahtumaa, sen aikana tai sen jälkeen tarjotaksesi osallistujille mahdollisimman hyvän kokemuksen ja saavuttaaksesi markkinointitavoitteesi, esimerkiksi seuraavilla tavoilla. 

Jos Netflix tai Spotify ovat sinulle tuttuja, sinulla on jo varmasti mieluisia kokemuksia yksilöinnistä. Kaikki haluavat kokemuksen, joka sopii heille itselleen kuin valettu, ja tämä pätee myös tapahtumasi osallistujiin. Tämän vuoksi jo ennen tapahtumaa kannattaa lähettää kyselytutkimus.

Tapahtumaa edeltävät kyselytutkimukset auttavat tekemään sisällöstä mahdollisimman osuvan ja tapahtumasta mahdollisimman sujuvan. Mitä enemmän voit suunnitella näitä tavoitteita etukäteen, sitä parempi. 
Kyselytutkimuksen rakenne riippuu tavoitteistasi sekä siitä, missä määrin haluat yleisön vaikuttavan tapahtumaan – osallistujat voivat esimerkiksi auttaa valitsemaan puhujan tai lähettää kysymyksiä etukäteen.

Useimmat tapahtumasuunnittelijat eivät kuitenkaan todennäköisesti halua antaa osallistujien valita puhujaa, mutta he voivat ohjata aihevalintoja tai antaa mielipiteensä logistiikkakysymyksiin.  

Seuraavat kysymykset on ratkaistava ennen kuin voit aloittaa tapahtumaa edeltävän kyselytutkimuksen tekemisen:

Kysymykset vaihtelevat järjestämäsi tapahtuman mukaan, mutta voit muokata tämän yleisluontoisen tapahtumaa edeltävän kysely­tutkimuksen mallin tarpeidesi mukaiseksi.

Tässä on lisää esimerkkejä:

Tapahtumaa edeltävien kyselytutkimusten ajoitus riippuu pyytämäsi palautteen määrästä. Tähän on useita vaihtoehtoja.

1. vaihtoehto: Jos haluat osallistujien vaikuttavan tapahtumaan mahdollisimman laajalti (esimerkiksi valitsemalla esitelmien aiheita), lähetä kyselytutkimus 3–4 kuukautta ennen tapahtumaa. Näin sinulla on riittävästi aikaa kerätä ja analysoida palaute sekä kertoa siitä puhujalle. Tapahtuman koosta ja tasosta riippuen sinulle jää tarpeeksi aikaa myös valita puhuja, jos esimerkiksi olet suunnittelemassa työpajaa omassa yrityksessäsi mittavan konferenssin sijasta.

2. vaihtoehto: Jos pyydät vastauksia logistisiin kysymyksiin ja demografisia tietoja (esimerkiksi kysymykset yöpymispaikasta tai työtehtävästä), kyselytutkimus kannattaa lähettää 2–3 viikkoa ennen tapahtumaa. Näin saat tarvitsemasi tiedot ja voit innostaa osallistujia tulevasta tapahtumasta.

3. vaihtoehto: Voit luoda kaksi kyselytutkimusta ja lähettää ensimmäisen useita kuukausia ja toisen muutamia viikkoja ennen tapahtumaa. Tällöin saat eniten palautetta, vaikka osallistujat joutuvatkin tekemään hieman enemmän työtä sen eteen. Kaksi kyselytutkimusta pitkällä aikavälillä tavallisesti sopii hyvin vastaajille, mutta muista, että pyydät heitä silti tekemään sinulle palveluksen. Voit myös lähettää ensimmäisen kyselytutkimuksen ainoastaan tapahtuman kannalta tärkeimmille osallistujille. Tämä kertoo heille, kuinka paljon arvostat heidän näkemyksiään, sekä vähentää muiden osallistujien vastausväsymystä.

Lähetysajankohdasta riippumatta kyselytutkimukset kannattaa lähettää sähköpostitse, sillä tuore data kertoo useimpien ihmisten haluavan kommunikoida brändien kanssa sähköpostitse. 

Tulosten perusteella kannattaa tietenkin ensi kädessä luoda yksilöllinen tapahtuma. Tämä on myös hyvä tilaisuus kartoittaa osallistujien demografisia tietoja, kuten tapahtumakaupungin ulkopuolelta saapuvien osallistujien lukumäärä sekä eri toimialojen edustajien määrät.

Näiden tietojen perusteella voit suunnitella tulevia tapahtumia, arvioida osallistujia houkuttaneiden mainosten laatua sekä selvittää suuntauksia.

Tällainen data voi myös auttaa kasvattamaan budjettia. Jos voit todistaa datasta luomiesi kaavioiden avulla, että osallistujat tuovat arvoa yrityksellesi ja haluavat tietynlaisia kokemuksia, voit perustella budjetin korotuspyynnöt.

Tapahtuman aikana lähetettävät kyselytutkimukset tuottavat arvokasta dataa tapahtumien markkinoijille sekä markkinatutkijoille, sillä ne tarjoavat hyvän tilaisuuden saada ajankohtaista palautetta tapahtuman ollessa vielä käynnissä. Jos haluat palautetta tuotteestasi, itse tapahtumasta tai toimialalta yleisesti, tapahtumissa saat välittömästi havaintoja kohdeyleisöltäsi. 

Tapahtuman aikana lähetettävät kyselytutkimukset voivat auttaa saamaan liidejä sekä tekemään markkinatutkimusta, sillä niissä ei keskitytä loistavan tapahtuman tarjoamiseen vaan siitä saatavaan arvoon.

Liidien luominen on tärkein syy siihen, että monet yritykset ylipäätään järjestävät tapahtumia. Liidejä luovat kyselytutkimukset auttavat määrittämään tapahtuman onnistumisen, sillä niiden tärkein tavoite on olla mahdollisimman helppoja ja houkuttelevia.

Markkinatutkimuksessa tavoitteet voivat olla laaja-alaisempia, kuten havaintojen saaminen tuotekehitystä, markkinointia tai sisällön luomista varten. Tapahtuman aikana lähetettävät kyselytutkimukset auttavat saamaan tietoa

Kyselytutkimuksen rakenne riippuu siitä, käytätkö kyselytutkimusta liidien luomiseen vai markkinatutkimukseen. Liidejä luotaessa kannattaa luoda nopea kyselytutkimus, joka keskittyy yhteystietojen sekä työhön liittyvien tietojen pyytämiseen, kun taas markkinatutkimuskyselyiden sisältö riippuu tiedusteltavista asioista. 

Nämä parhaat käytännöt auttavat luomaan markkinatutkimuskyselyjä tapahtuman aikana:

Liidien luominen on suoraviivaista: pyydä kaikki tarvitsemasi tiedot mahdollisimman ytimekkäästi.

Tarkoituksesta riippumatta vastaukset kuitenkin kerätään usein samalla tavalla, tavallisesti näin:

Muista kuitenkin, että WiFi-yhteysongelmat ovat tavallisia suurissa tapahtumatiloissa ja messuilla. SurveyMonkey Anywhere antaa kuitenkin kerätä vastauksia ilman verkkoyhteyttä, ja data lähetetään pilveen, kun internetyhteys on jälleen saatavilla. 

Konferenssien osallistujilla on varmasti kokemusta kannustimista, sillä t-paidat, keräilyhahmot ja erilaiset arvonnat kuuluvat erottamatta konferenssikokemukseen.

 Jos haluat kasvattaa vastausprosenttia ja antaa vastaajille palkinnon, SurveyMonkeyn Sendoso-integraation avulla voit lähettää kyselytutkimusten vastaajille automaattisesti lahjakortteja, edustustuotteita tai muita palkintoja. 

Suosittuja kannustimia ovat lahjakortit, ateriat, asusteet, yritysten edustustuotteet tai osallistuminen arvontaan, ja Sendoso ehdottaa myös omaperäisempiä vaihtoehtoja, joita ovat esimerkiksi

Jos haluat tietää lisää omatoimisesta markkinatutkimuksesta, lue kattava markkinatutkimusoppaamme. 

Näitä tietoja pyydetään tavallisesti liidien luomiseen tarkoitetuissa kyselytutkimuksissa:

Markkinatutkimuskyselyt vaihtelevat laajemmin, mutta niihinkin kannattaa valita noin kolme tärkeintä osa-aluetta, joista kysyt 1–2 kysymystä kustakin. 

Sanotaan vaikka, että Äly-yhtiö haluaa kehittää uuden tuotteen, ja se arvioi Älymessuilla mahdollisten ostajien kiinnostusta sekä mahdollisia turvallisuusongelmia.

Jos haluat kokeilla markkinatutkimuksen tekemistä itse, omatoimisen markkinatutkimuksen kattava opas voi auttaa.

Kioskien, julisteiden ja esittelypisteissä olevien työntekijöiden avulla voit pitää tapahtuman aikana lähetettävät kyselytutkimukset auki tapahtuman päättymiseen saakka. Tällaiset materiaalit kannattaa sijoittaa esimerkiksi ruokapaikkojen läheisyyteen, sillä osallistujat oleskelevat niissä usein esitysten välissä.

Muita mahdollisuuksia vastausprosentin kasvattamiseen:

Kyselytutkimuksen toteuttamisen jälkeen voit tehdä seuraavaa.

Ennen kuin pääset lepäämään laakereillasi tapahtuman jälkeen, sinun kannattaa pyytää palautetta kyselytutkimuksella. 

Näin teet kyselytutkimuksen tapahtuman jälkeen:

Saat parhaiten palautetta tapahtuman onnistumisesta, tietoa sijoitetun pääoman tuotosta sekä havaintoja seuraavaa tapahtumaa varten, kun toteutat kyselytutkimuksen tapahtuman jälkeen.

Tällaisissa kyselytutkimuksissa on tavallisesti sekä jäsenneltyjä kysymyksiä että tekstiruutuja, joihin osallistujat voivat antaa vapaasti mielipiteitään. Kyselytutkimus kannattaa muotoilla sen mukaan, mikä itsesi mielestä meni hyvin tai huonosti, mutta joskus saat arvokkainta palautetta jättämällä tilaa osallistujien vapaamuotoisille mietteille.

Tapahtumakoordinaattoreilla ei useinkaan ole mahdollisuutta nähdä omia tapahtumiaan osallistujien silmin, ja tällöin tapahtuman jälkeen toteutettavat kyselytutkimukset auttavat saamaan tietoa huomaamatta jääneistä asioista sekä antavat vielä yhden mahdollisuuden tavoittaa osallistujat.

Näin saat hyvän tilaisuuden kiittää osallistujia sekä pyytää heitä esimerkiksi liittymään postituslistalle tai keskustelemaan muiden osallistujien kanssa LinkedInissä.

Asiantuntijamme ovat yhdessä Eventbriten kanssa luoneet tapahtuman jälkeen käytettävän kyselytutkimusmallin, jonka voit muokata omien tarpeidesi mukaiseksi. Löydät sen täältä.

Esitä enintään kaksi avointa kysymystä, kuten: ”Mistä pidit tapahtumassa eniten?” tai ”Mitä voisimme parantaa?” 

Kyselytutkimus kannattaa lähettää yksi arkipäivä tapahtuman jälkeen, sillä osallistujat unohtavat yksityiskohtia, muuttavat mielipiteitään ja saattavat jopa sekoittaa tapahtumasi johonkin toiseen tilaisuuteen. Kun keräät palautetta mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, saat selkeitä ja kattavia tuloksia. 

Voit myös helpottaa asiaa ajastamalla tapahtuman jälkeen toteutettavan kyselytutkimuksen etukäteen. 

Sinun kannattaa myös yrittää tavoittaa osallistujat, jotka eivät vastanneet kyselytutkimukseesi. (Vinkki: tämänkin voi automatisoida.) Kun olet antanut osallistujille muutaman päivän aikaa, lähetä enintään kolme muistutusta ja korkeintaan yhden kuukauden ajan. Jos kyselytutkimukseen vastataan, kun tapahtumasta on kulunut liian kauan, palautteesta ei ole kovin paljon hyötyä. 

Kyselytutkimuksia toteutetaan tapahtumien jälkeen, koska niiden avulla voidaan ajan mittaan seurata onnistumista sekä tarkkailla kasvua ja muutoksia eri osa-alueilla. Yksinkertainen NPS-kysymys jokaisessa kyselytutkimuksessa auttaa myös huomaamaan muutokset osallistujien asenteissa.

Rehellisestä palautteesta on eniten hyötyä, kun se pannaan täytäntöön. Vaikka kaikki palaute ei olisi heti kättelyssä myönteistä, siitä on silti apua innovoinnin ja kasvun edistämisessä. 

Tapahtumasuunnittelu on vaativaa, muutosaltista ja tärkeää työtä. Kun hyödynnät käytettävissäsi olevia materiaaleja ja ratkaiset ongelmat rauhallisesti, kokemuksestasi on apua tulevaisuudessa. 

Hyödynnä SurveyMonkeyn kyselytutkimusten kysymyksiä, jotka kannattaa esittää ennen tapahtumia ja niiden jälkeen. Asiakaskokemuksen hallintaohjelmistomme auttaa saamaan optimaalisia havaintoja tapahtumapalautekyselyiden analyyseistä.