Ota kyselytutkimuksilla ja kokeilla kaikki irti projektinhallintaohjelmistostasi

Projektiin kuuluvasta roolistasi riippumatta käytössäsi on todennäköisesti jokin projektinhallintaohjelmisto.

Tiimisi kyky käyttää ohjelmistoa tehokkaasti on projektinhallintaprosessin optimoimisessa ensiarvoisen tärkeää. Mutta kuinka voit varmistaa, että tiimisi käyttää ohjelmistoa parhaalla mahdollisella tavalla? Entä miten voit parantaa ohjelmiston hyödynnettävyytä?

Käyttämällä kyselytutkimuksia ja kokeita

Ennen kuin siirrytään tarkastelemaan kokeiden ja kyselytutkimusten roolia, on syytä tutustua lähemmin projektinhallintaohjelmistoon ja siihen, miten työntekijät sitä yrityksessä tyypillisesti käyttävät.

Projektinhallintaohjelmisto pähkinänkuoressa

Projektinhallintaohjelmiston avulla työntekijät voivat organisoida, suunnitella ja toteuttaa yksittäisiä projekteja. Tähän kuuluvat kunkin projektin lopputuotteen ja aikataulun määrittely sekä tehtävien osoittaminen sopiville sidosryhmille. Lisäksi ohjelmisto mahdollistaa sidosryhmien välisen yhteistyön ja viestinnän.

Projektinhallintaohjelmiston käyttötavat vaihtelevat työntekijästä ja työtehtävästä riippuen. Yleisesti ottaen:

  • Johtavassa asemassa olevat työntekijät tarkastelevat projekteja laajasti.

He voivat esimerkiksi luoda ja analysoida raportteja erityyppisistä keskeneräisistä projekteista. Niistä he näkevät, kuka projektissa tekee mitäkin ja kuinka tiiviisti projektit ja yrityksen tavoitteet nivoutuvat yhteen.

  • Muut kuin johtavassa asemassa olevat työntekijät ovat kiinnostuneita lähinnä omista projekteistaan

Yksittäiset projektissa mukana olevat henkilöt haluavat yleensä tietää, milloin on projektin määräpäivä, mikä on heidän seuraava tehtävänsä sekä mihin heidän pitäisi seuraavaksi keskittyä. Tämä auttaa heitä suunnittelemaan omaa ajankäyttöään ja tehtävien ensisijaisuusjärjestystä.

  • Työntekijät, joiden tehtävänä on hallita ohjelmiston kokonaiskäyttöä tiimissä

Nämä työntekijät työskentelevät yleensä toimintoihin liittyvässä roolissa. Heidän vastuullaan on tarkastaa, että projektin hallinta on asianmukaista ja pysyy aikataulussa ja että työntekijät saavat ohjelmiston käyttöön ajantasaista ja hyödyllistä koulutusta.

Projektin hallinta on lukemattomille yrityksille ja työntekijöille välttämätöntä, ja markkinoilla on saatavilla laaja valikoima erilaisia projektinhallinnan ohjelmistoalustoja. Suosituimpiin niistä kuuluvat Trello, Jira, Basecamp ja Microsoft Project.

Kyselytutkimukset tunnistavat käyttöesimerkkejä ja kehitystarpeita

Kuinka sinun työntekijäsi käyttävät projektinhallintaohjelmistoa?

Ota selvää kyselytutkimuksella! Nämä kysymykset ovat varsin käyttökelpoisia:

  • Miksi käytät meidän tarjoamaamme projektinhallintaohjelmistoa?
  • Kuinka usein suunnilleen käytät meidän projektinhallintaohjelmistoamme?

Näiden kysymyksien vastaukset paljastavat, miten ja missä määrin työntekijät hyötyvät ohjelmiston käyttämisestä. Vastaukset kertovat myös, missä ohjelmiston käyttö on vajaata joko siksi, että kyseiset osa-alueet eivät ole riittävän arvokkaita, tai koska työntekijät eivät koe ohjelmiston käyttöä niissä mielekkäänä.

Kyselytutkimus voi myös auttaa selvittämään, kuinka projektinhallintaohjelmistosi pystyy tuomaan tiimillesi vielä enemmän lisäarvoa. Työntekijät saattavat ujostella mielipiteiden kertomista suoraan, mutta kyselytutkimus, jossa vastaaminen on mahdollista nimettömänä, tarjoaa heille alustan syvällisen ja suoran palautteen antamiseen.

Näiden kysymyksien esittämistä kannattaa harkita:

  • Missä seuraavista osa-alueista haluaisit projektinhallintaohjelmistomme kehittyvän?
  • Mitkä projektinhallintaohjelmiston käyttötavat eivät tällä hetkellä ole mahdollisia mutta haluaisit niiden olevan?
  • Millä seuraavista osa-alueista haluaisit mahdollisesti saada lisäkoulutusta pystyäksesi hyödyntämään projektinhallintaohjelmistoamme paremmin?

Viimeisimpänä, ota mukaan ainakin yksi avoin kysymys. Työntekijöidesi antamat vastaukset saattavat yllättää sinut tavoilla, jotka vievät sinua kohti parempia ratkaisuja.

Kokeet auttavat tietoaukkojen tunnistamisessa ja paikkaamisessa

Kokeet voivat auttaa sinua selvittämään työntekijöidesi tiedon tason ohjelmiston käytön suhteen sekä tunnistamaan lisäkoulutusta vaativat osa-alueet.

Ensimmäinen askel kokeiden käyttöönotossa on työntekijöiden jaottelu roolien perusteella. Tämän jälkeen voit määritellä helpot, keskitasoiset ja vaikeat kysymykset kullekin määrittelemällesi roolille.

Yksi ryhmä voi koostua esimerkiksi muissa kuin johtotehtävissä toimivista työntekijöistä, jotka käyttävät ohjelmistoa projektiensa hallintaan. Näiden työntekijöiden tulee ymmärtää seuraavat tehtävät:

  • Lipukkeen luominen (helppo)
  • Raportin laatiminen (keskitasoinen)
  • Muokattavan koontinäytön rakentaminen (vaikea)

Pidä koetta suunnitellessasi ja tuloksia analysoidessasi mielessäsi seuraavat asiat:

  • Arvota voimakkaimmin kysymyksiä, jotka käsittelevät keskeisiä aiheita tai jotka ovat muihin nähden haasteellisempia. Näin loppupisteet ilmaisevat paremmin, kuinka taitavia työntekijät ovat ohjelmiston käytössä.
  • Jos vastaaja vastaa kysymykseen väärin, voit lähettää hänelle palautteen, jossa ei ainoastaan korosteta oikeaa vastausta, vaan selitetään myös, miksi vastaus on oikein. Tämä antaa työntekijälle mahdollisuuden oppia ja kehittyä.

3) Tunnista kysymykset, joihin vastattiin useimmin väärin. Katso tämän jälkeen useimmin valittuja vääriä vastauksia. Näiden tietojen perusteella pystyt paremmin suunnittelemaan tiimisi koulutuksia.

Etsitkö helppoa tapaa testata työntekijöitäsi? Haluatko hyödyntää jotakin edellä annetuista vinkeistä? Kokeile kokeiden verkkotyökaluamme. →

Projektinhallintaohjelmisto on tärkeä apuväline yrityksellesi tavoitteiden saavuttamisessa. Jotta saat siitä mahdollisimman paljon irti, ota selvää, miten sitä käytetään, missä sen tuoma lisäarvo on vähäisin ja kuinka työntekijät voivat parhaiten hyötyä koulutuksesta. Kokeet ja kyselytutkimukset antavat sinulle tarvitsemasi näkemykset kaikissa näissä asioissa.

Katso, miten SurveyMonkey tuo helpotusta tiedonnälkään.