SurveyMonkey Globalin työnhakijoiden tietosuojailmoitus| SurveyMonkey

Tässä SurveyMonkey Globalin työnhakijoiden tietosuojailmoituksessa (”ilmoitus”) kerrotaan, mitä henkilötietoja SurveyMonkey¹ (”me”, ”meidän”) saattaa säilyttää sinusta, ja kuinka käytämme kyseisiä tietoja.

SurveyMonkey ymmärtää, että tietosuojasta, tietoturvasta ja tietojen suojaamisesta huolehtiminen on tärkeää. Olemme maailmanlaajuinen yritys, joka asettaa nämä periaatteet etusijalle. Sen vuoksi sitoudumme käsittelemään henkilötietojasi vastuullisesti, läpinäkyvästi ja kaikkien sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.

Seuraavassa selvitämme, kuinka käytämme henkilötietojasi. Saatamme myös antaa sinulle lisätietoja kerätessämme henkilötietojasi, kun se on mielestämme tarpeen ja asianmukaista.

Laajuus

Tämä ilmoitus koskee sinua, koska harkitset meille töihin hakemista tai olet hakenut meille töihin. Se koskee kaikkia henkilötietojasi, joita keräämme, ylläpidämme, lähetämme, tallennamme, säilytämme tai käytämme (eli käsittelemme) muilla tavoin.

Se koskee myös kolmansia osapuolia, joiden tietoja annat meille (esimerkiksi suosittelijat aiemmista työpaikoista), ja sinun on jaettava tämä ilmoitus myös kyseisille ihmisille. Tämä ilmoitus ei koske tietoja, joita keräämme sinusta, kun käyt verkkosivustollamme tai käytät palvelujamme. Näissä tapauksissa sinua koskee SurveyMonkeyn tietosuojailmoitus.

Tämä ilmoitus ei luo mitään tarjousta tai työsopimusta tai ole osa niitä eikä muodosta sinun ja meidän välillemme mitään sopimussuhdetta.

Mitä henkilötiedot ovat?

”Henkilötiedot” tarkoittavat sellaista elävää ihmistä koskevia tietoja, joka voidaan tunnistaa tietojen perusteella joko sellaisenaan tai yhdistettynä muuhun tietoon. Saatamme säilyttää sinusta joihinkin tai kaikkiin seuraavassa mainittaviin luokkiin liittyviä henkilötietoja. Keräämme tietoja joko suoraan sinulta (kun mahdollista) tai toisilta henkilöiltä tai tahoilta, kuten työvoima- tai konsulttitoimistolta, taustatarkistuksia tekevältä taholta tai suosittelijoilta (paikallisten kansallisten lakien ja säädösten mukaisesti).

Henkilökohtaiset – tunnistetiedot, kuten nimi, osoite, online-tunnus ja sähköpostiosoite
Suojatut luokitukset – esimerkiksi kansallisuus
Ammattiin tai työpaikkaan liittyvät tiedot – mukaan lukien ansioluettelo, saatekirje ja/tai hakulomake, tiedot aiemmista työpaikoista, aiempien työnantajien suositukset, valinta- ja vahvistusasiakirjat, koulutustiedot, ammatilliset todistukset, ammatilliset sertifikaatit, erityistaidot, kielitaito, toimikuntien ja muiden elinten jäsenyydet
Äänitallenteet – esimerkiksi haastattelutallenteet tai haastattelun muistiinpanot
Tilojen ja IT-järjestelmien käyttöoikeus – mukaan lukien tiedot, joita tarvitaan toimistoihimme pääsemiseen sekä verkkoihimme pääsemiseen, kun olet tiloissamme
Yleiset viestit/tapaamiset – liittyen rekrytointiprosessiin
Taloudelliset tiedot – palkanlaskenta ja talous, mukaan lukien rekrytointiprosessiin liittyvien sovittujen ja soveltuvien kulujen maksaminen, esimerkiksi matkakulut (jos on)
Toimintarajoitteet – mukautukset tai muutokset, joita on tehty toimintarajoitteiden vuoksi haastattelua tai hakemista varten
Muut tiedot, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti – esimerkiksi viisumin tyyppi, sukupuoli, syntymäaika ja julkisesti saatavilla olevat tiedot, kuten sosiaalisessa mediassa esillä olevat tiedot
Arkaluonteiset henkilötiedot – esimerkiksi ajokorttitiedot ja etninen alkuperä (vain hakijat Yhdysvalloissa).

Käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Saatamme säilyttää, käsitellä ja luovuttaa antamiasi henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Henkilötiedot	Lähde	Tarkoitus	Peruste
Yhteystiedot (mukaan lukien nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.) Kelpoisuuteen liittyvät tiedot (esim. CV, koulutustiedot, työkokemus, taitoihin liittyvät tiedot, julkaisut tai esiintymiset puhujana, ammatilliset todistukset, toimielinten tai toimikuntien jäsenyydet jne.) Hakemuksen tiedot Tunnistetiedot (esim. passi, syntymäaika, viisumin tyyppi) Muut meille antamasi tiedot	Sinä Julkisesti saatavilla olevat lähteet, kuten verkkosivustot, joissa esittelet tietojasi julkisesti Kolmannet osapuolet, kuten suosittelijat tai taustatarkistuksia tekevät toimistot	Rakennusten kulkuoikeuden ja IT-järjestelmien käyttöoikeuksien antaminen sinulle Rekrytointi/nimitys, mukaan lukien hakemuksesi käsittely ja seuranta sekä työhakemuksesi arviointi Palkanlaskenta ja talous, mukaan lukien rekrytointiprosessiin liittyvien sovittujen ja soveltuvien kulujen maksaminen, esim. matkakulut (jos on) Palkkaaminen tiettyyn työhön sekä myöhemmin avautuviin työpaikkoihin valtuutuksesi mukaan Työnhakijan tietojen sisäinen analysointi, jotta voimme ymmärtää meille töihin hakevia henkilöitä, parantaa rekrytointiprosessia, tehdä eettisyyttä ja vaatimusten- mukaisuutta koskevat raportit ja hallita omaa ja työntekijöidemme turvallisuutta Hakijan tietojen satunnainen käyttö juridisiin tarkoituksiin esimerkiksi, jos palkkaus- päätöksemme haastetaan	Tämä tietojen käsitteleminen on välttämätöntä oikeutettujen liiketoimintaetujemme vuoksi, jotta voimme käsitellä lähettämiäsi tai puolestasi lähetettyjä työhakemuksia ja jotta voimme päättää, otammeko sinuun yhteyttä.
Sukupuolta, etnistä alkuperää, seksuaalista suuntautumista ja siviilisäätyä koskevat ja muut vastaavat tiedot	Sinulta	Tasapuolisten mahdollisuuksien seuraaminen ja edistäminen, mukaan lukien sukupuolijakauma ja rekrytointi Eettisyyttä ja vaatimustenmukaisuutta koskeva raportointi	Tämä tietojen käsitteleminen on välttämätöntä oikeutettujen liiketoimintaetujemme vuoksi, jotta voimme harjoittaa liiketoimintaamme, mukaan lukien juridiset, henkilöstöön liittyvät, hallinnolliset ja johtamiseen liittyvät tarkoitukset, sekä ehkäistä ja havaita rikoksia, jos etusi eivät ylitä meidän etujamme.
Haastatteluissa ja puhelinseulonnoissa kerätyt tiedot (mukaan lukien hakuprosessiin ja taustaseulontojen tuloksiin liittyvät tiedot, jos sovellettavissa)	Sinä Julkisesti saatavilla olevat lähteet, kuten verkkosivustot, joissa esittelet tietojasi julkisesti Kolmannet osapuolet, kuten suosittelijat tai taustatarkistuksia tekevät toimistot	Rekrytointi/tapaaminen Terveyden ja turvallisuuden hallinta toimistossamme Oikeutemme puolustautua, vastata tai suorittaa oikeustoimia Yhteyden ottaminen suosittelijoihin luvallasi Laillisten taustatarkistusten tekeminen	Tämä tietojen käsitteleminen on välttämätöntä, jotta voimme noudattaa lakisääteisiä tai säädösten mukaisia velvoitteita.
Rekrytointi, henkilöllisyyden varmistaminen ja sinuun liittyvät yleiset tiedot	Julkisesti saatavilla olevat lähteet, kuten verkkosivustot, joissa esittelet tietojasi julkisesti Kolmannet osapuolet, kuten suosittelijat, rekrytoijat, markkinatutkimusyritykset, henkilöllisyyden todennuspalvelujen tarjoajat tai taustatarkastuksia tekevät toimistot	Henkilöllisyytesi ja rekrytointikelpoisuutesi varmistaminen	Tämä tietojen käsitteleminen on välttämätöntä oikeutettujen liiketoimintaetujemme vuoksi, jotta voimme päättää, otammeko sinuun yhteyttä, ja harkita palkkaamistasi SurveyMonkeyyn.

Saatamme säilyttää ja käsitellä antamiasi kolmansilta osapuolilta saamiamme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Tarkoitus	Peruste
Tiedot, joita saatetaan saada erilaisista lähteistä, mukaan lukien rekrytoijat, markkinatutkimusyritykset, henkilöllisyyden varmistuspalvelujen tarjoajat ja julkisille verkkosivustoille esille asettamasi tiedot. Ammatillisiin toimielimiin ym. liittyvät taustatarkistukset (lain salliessa).	Tämä tietojen käsitteleminen on välttämätöntä oikeutettujen liiketoimintaetujemme vuoksi, jotta voimme päättää, otammeko sinuun yhteyttä, ja harkita palkkaamistasi SurveyMonkeyyn.
Evästeillä ja muilla seurantatekniikoilla kerätyt tiedot, kun käytät verkkosivustoamme.	Tutustu verkkosivustomme tietosuojailmoitukseen.

Huomaa, että sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely tehdään oikeutettujen etujemme vuoksi. Saatamme koostaa/pseudonymisoida henkilötietosi, jotta voimme analysoida ja parantaa rekrytointiprosessiamme.

Henkilötietojen erityisluokat

Tiettyjä henkilötietojen luokkia pidetään ”erityisinä” tai ”arkaluonteisina”. Sellaisia ovat esimerkiksi seuraaviin liittyvät tiedot:

Tiedot fyysisestä tai psyykkisestä terveydestä – muun muassa tiedot fyysisestä tai psyykkisestä terveydestä tai sairaudesta. Käytämme esimerkiksi tietoja toimintarajoitteista, kun mietimme, tarvitseeko rekrytointiprosessia mukauttaa.
Ajokortin numero (jos sitä tarvitaan esimerkiksi taustatarkistuksia varten)
Muut henkilötietojen erityisluokat – esimerkiksi etninen tausta, uskonnolliset tai vastaavat vakaumukset, ammattiliiton jäsenyys, rikokseen syyllistyminen tai väitetty rikokseen syyllistyminen, rikokseen tai väitettyyn rikokseen liittyvät oikeudenkäynnit, näiden oikeudenkäyntien päättyminen tai oikeusistuimen tuomio näissä oikeudenkäynneissä.

Käsittelemme tällaisia tietoja vain tarvittaessa varmistaaksemme SurveyMonkeyn tai työnhakijan oikeudet työlainsäädännön mukaisesti tai työkykysi arviointia varten. Näitä tietoja saatetaan käyttää tasa-arvoisia mahdollisuuksia koskevan lainsäädännön noudattamiseen sekä mukautuksiin tai muutoksiin, joita toimintarajoitteiden vuoksi on tehtävä haastattelua tai hakemista varten. Tarvittaessa käsittelemme näitä tietoja äärimmäisen arkaluonteisina, vaikkei siihen useimmiten ole tarvetta. SurveyMonkey ei käytä tai luovuta arkaluonteisia henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, joista et voi kieltäytyä vuoden 2018 Kalifornian kuluttajien tietosuojaa koskevan lain (”CCPA”) puitteissa.

Käsittelemme tietoja rikostuomioistasi tai osallistumisestasi rikosoikeudenkäynteihin ainoastaan lain salliessa tai kun annat tiedot vapaaehtoisesti.

Suostumus

Periaatteessa emme erikseen kysy suostumustasi tietojen käyttämiseen. Saatamme kuitenkin toisinaan kysyä suostumustasi (i) henkilötietojesi käyttämiseen tiettyyn tarkoitukseen (esimerkiksi harkittaessa palkkaamistasi SurveyMonkeyyn tulevaisuudessa tai rekrytointitapahtumiin osallistumista varten) ja/tai (ii) henkilötietojesi käsittelemiseen (mukaan lukien ”erityiset” tai ”arkaluonteiset” tiedot) tärkeiden etujesi tai toisen osapuolen etujen suojelemiseksi. Jos teemme niin, annamme sinulle täydellisen selostuksen tiedoista, jotka haluaisimme, ja niiden käyttötarkoituksesta. Kerromme myös, että voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ja neuvomme, kuinka se tehdään. Jos perut suostumuksesi, emme enää käsittele hakemustasi ja poistamme henkilötietosi turvallisesti säilytyskäytäntömme mukaisesti.

Jos et anna meille henkilötietojasi

Jos et anna meille tiettyjä henkilötietojasi, emme voi välttämättä käsitellä työhakemustasi tai arvioida sopivuuttasi tiettyyn rooliin, noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme tai hallita liiketoimintaamme.

Henkilötietojen turvallisuus ja säilyttäminen

Tallennamme henkilötietosi turvallisesti keskustietokantaan tiettyihin luotettavien kolmansien osapuolten työkaluihin sijainneissa, joihin pääsyä valvotaan. Sekä sähköisessä muodossa että paperilla olevien henkilötietojen käyttöoikeus (mukaan lukien erityistiedot) on rajoitettu henkilöstöhallinnon työntekijöihin ja työntekijöihin, joilla on oikeutettu syy tarkastella kyseisiä tietoja.

Henkilötietojesi vastaanottajat

Saatamme luovuttaa henkilötietojasi konserniin kuuluvalle yritykselle² muun muassa seuraavista syistä: globaalien prosessien suorittaminen, konserninlaajuinen raportointi tai rekrytointiin tai ylennyksiin liittyvien päätösten tekeminen. Toisinaan saatamme joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille tai edustajille, mukaan lukien seuraavat:

alihankkijat, jotka auttavat tiettyjen työnhakijoihin liittyvien toimintojen hallinnoinnissa, käsittelyssä ja hallinnassa
yksilöt tai yritykset, jotka SurveyMonkey on palkannut tuottamaan tiettyjä palveluja, toimintoja tai konsultointitehtäviä, kuten ulkoiset luottotietoyritykset tai muut rahalaitokset
työnhakijoiden sukulaiset tai edustajat

sääntelyelimet ja muut tahot, joille laki velvoittaa tai vaatii luovuttamaan tietoja, mukaan lukien Workplace Relations Commission, asianmukaiset ministeriöt ja valtion virastot, oikeusistuimet ja oikeuden nimittämät henkilöt
asianajajat ja lääketieteen harjoittajat
muu rekrytointiin ja palkkaamiseen osallistuva SurveyMonkeyn henkilöstö (mukaan lukien osakkuusyhtiöiden ja tytäryhtiöiden henkilöstö)
oikeudenkäyntitarkoitukset: juridisten neuvojen hankkiminen ulkoisilta asianajajilta tai kolmannen osapuolen kanssa käytävän oikeusjutun yhteydessä
lääketieteen harjoittajat pyynnöstäsi, esimerkiksi toimintarajoituksiin liittyvien mukautusten yhteydessä

SurveyMonkeyn potentiaaliset tai todelliset ostajat tai ostotarjousten tekijät.

Ilmoitamme sinulle etukäteen lain sallimissa määrin, jos aiomme muuten käsitellä tai luovuttaa henkilötietojasi muihin tarkoituksiin tai muille osapuolille kuin edellä mainitut. Pyrimme lain edellyttämin kohtuullisin toimin varmistamaan tällaisten tietojen turvallisuuden, tietosuojan ja koskemattomuuden ja tekemään sitä varten tarvittaessa sopimuksia kolmansien osapuolten kanssa.

Henkilötietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle

Sinulta keräämiämme henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan talousalueella (”ETA”) tai sen ulkopuolelle ja niitä voidaan säilyttää ETA-alueella tai sen ulkopuolella edellä mainituista syistä. Tietoja voi käsitellä meidän henkilöstömme tai puolestamme toimivien kolmansien osapuolten henkilöstö. Tarjoamme tällaisissa tapauksissa asianmukaiset turvatoimet henkilötietojesi tietosuojan ja koskemattomuuden suojaamiseksi.

Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se tarkoitus edellyttää, jota varten tietoja on kerätty ja käytetty, ellei niitä ole säilytettävä kauemmin lakisääteisten velvollisuuksiemme tai oikeusvaateiden vuoksi. Yleensä säilytämme tietojasi yhden vuoden ajan työhakemusprosessin päätyttyä ellei laki tai sopimus edellytä, että tietoja säilytetään pidempään (esimerkiksi jos SurveyMonkey palkkaa sinut) tai jos olet suostunut siihen että tietoja säilytetään pidempään.

Oikeudet tietoihisi (vain työnhakijat ETA-alueella)

Paikallisten lakien asettamien rajoitusten mukaan sinulla on lukuisia oikeuksia henkilötietoihisi liittyen. Sinulla voi olla oikeus:

tarkastella SurveyMonkeyn säilyttämiä henkilötietojasi
pyytää henkilötietojen oikaisemista, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia

pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojesi poistamista
rajoittaa tietyissä tilanteissa sitä, kuinka käytämme henkilötietojasi
siirtää henkilötietoja, mikä on joissakin tilanteissa automaattista
vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos henkilötietojen käsittelemisen laillinen peruste ovat oikeutetut etumme
olla joutumatta henkilötietojesi automaattiseen käsittelyyn perustuvien päätösten kohteeksi, mukaan lukien profilointi, joilla on juridisia tai vastaavia muita merkittäviä vaikutuksia

perua suostumuksesi milloin tahansa vaikuttamatta henkilötietojesi käsittelyn laillisuuteen niiltä osin, kun se perustuu suostumukseen ennen sen perumista
olla tulematta syrjityksi, jos käytät näitä oikeuksia
tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tai muulle oikeudenkäyttöalueesi vastaavalle valvontaviranomaiselle).

Et voi kuitenkaan välttämättä käyttää näitä oikeuksia tietyissä tilanteissa (esimerkiksi, jos lakisääteiset velvollisuudet tai oikeusvaateet edellyttävät muuta). Jos haluat käyttää näitä oikeuksia tai jos haluat nimetä edustajan tekemään niin puolestasi, ota yhteyttä henkilöstöhallintoomme. Saatamme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi pyyntösi varmistamiseksi.

Emme ”myy” tai ”jaa” arkaluonteisia henkilötietoja emmekä ole tietoisia siitä, että ”myisimme” tai ”jakaisimme” alle 16-vuotiaiden työnhakijoiden henkilötietoja siinä merkityksessä kuin käsitteet ”myydä” ja ”jakaa” on määritetty CCPA-laissa.

Lisätietoja

Jos tarvitset lisätietoja tästä ilmoituksesta, ota yhteyttä osoitteeseen

hr-privacy@surveymonkey.com.

SurveyMonkey Globalin työnhakijoiden tietosuojailmoitusta voidaan päivittää milloin tahansa. Saatamme ilmoittaa sinulle, jos teemme merkittäviä muutoksia siihen, kuinka käsittelemme henkilötietojasi. On vahvistettu, että olet saanut kopion SurveyMonkey Globalin työnhakijoiden tietosuojailmoituksesta ja että ymmärrät ja hyväksyt sen sisällön.

¹ SurveyMonkey voi tarkoittaa SurveyMonkey Inc:tä tai mitä tahansa muuta SurveyMonkeyn rekrytoivaa tytär- tai osakkuusyhtiötä.

² Tässä ilmoituksessa ”konserniin kuuluva yritys” tarkoittaa yritystä, joka on SurveyMonkeyn tytäryhtiö tai holdingyhtiö tai tällaisen holdingyhtiön tytäryhtiö jonakin ajanjaksona (tämän vuoksi ”tytäryhtiö” ja ”holdingyhtiö” tarkoittavat samaa kuin vuoden 2014 Companies Act ‑lain kohdissa 7 ja 8).