Tapahtumien jälkeen esitettävät kysymykset

Yhteenveto:

Mikä olisi parempaa kuin onnistuneen tapahtuman järjestäminen? Ainakin sen ymmärtäminen, miksi tapahtuma oli menestys, mistä ihmiset pitivät ja mitä olisi voitu parantaa. Opi luomaan tapahtumien jälkeisiä kyselytutkimuksia hyödyntämällä yleisille kyselytutkimustyypeille tehtyjä esimerkkikysymyksiä.

Mietit varmasti järjestämäsi tapahtuman onnistumista jälkeenpäin, kunnes kollega kertoo pitäneensä karaokesta, jonka et odottanut luovan yhteistä säveltä työtovereiden keskuudessa.

Kaikki kokevat eri tapahtumat omalla tavallaan, minkä vuoksi niiden jälkeen kannattaa kerätä palautetta mahdollisimman monelta osallistujalta. Tapahtumanhallinta vaatii paljon aikaa ja vaivaa, ja mitä enemmän dataa keräät, sitä paremmin osaat suunnitella tapahtumia tulevaisuudessa. Jotta saisit parasta mahdollista palautetta, olemme eritelleet käyttöösi yleisimmät kyselytutkimustyypit, joita voit käyttää tapahtumien jälkeen. Näitä ovat muun muassa julkiset tapahtumat, koulutustilaisuudet ja konferenssit. Kullekin tyypille on viisi esimerkkikysymystä.

Tapahtuman jälkeen toteutettavalla kyselytutkimuksella voit kerätä osallistujilta hyödyllistä palautetta, josta saat niin myönteisiä kuin kielteisiä havaintoja. Tällaisissa kyselytutkimuksissa käytetään tavallisesti useita erilaisia kysymystyyppejä, jotka tuovat esiin arvokasta tietoa tapahtuman eri osa-alueista.  Kyselytutkimukset auttavat myös luomaan listan seuraavaa tapahtumaa varten huomioitavista asioista.

Kysymällä osallistujien mielipiteitä ilmaiset heille, että arvostat heidän kokemuksiaan ja haluat ottaa ne huomioon seuraavissa tapahtumissa.

Luulo ei ole tiedon väärti. Osallistujien antamien vastausten perusteella tiedät, oliko tapahtumasi onnistunut. Tästä viihdetapahtumapalautteen kyselytutkimusmallista löydät kysymyksiä, joiden avulla voit parantaa seuraavan tapahtuman tarjontaa.

Tapahtumien jälkeen voit käyttää useita erilaisia kyselytutkimuksia. Erityisesti Net Promoter® Score (NPS) ‑kyselytutkimus voi auttaa arvioimaan tapahtumien kasvua, sillä siinä kysytään suosittelisivatko osallistujat tapahtumaa ystävilleen. Näin saat selville, voisiko seuraavaan tapahtumaan saapua enemmän osallistujia suosittelujen ansiosta.

Rakentava palaute auttaa suunnittelemaan parhaan osallistujakokemuksen tuleviin tapahtumiin sekä lisäämään osallistujamääriä osuvamman markkinoinnin avulla. Palautteen perusteella voit myös sujuvoittaa ilmoittautumista, kohentaa tarjoilun laatua, lisätä henkilökunnan ystävällisyyttä ja jopa pienentää kustannuksia. Tämä tapahtumasuunnittelun kyselytutkimusmalli auttaa valmistautumaan tuleviin tapahtumiin.

Voit lisätä kyselytutkimukseesi edellä annettuja kysymyksiä tai lähettää sen sellaisenaan hetkessä. Lue lisää tilauksista ja hinnoista tai aloita ilmaiseksi. 

Julkiset tapahtumat, kuten varainkeruutilaisuudet, liikkeiden avajaiset ja messut, auttavat organisaatiotasi tavoittamaan ihmisiä lähipiirin ulkopuolelta. Maksimoi yleisön osallistuminen tuleviin tapahtumiin ottamalla selville, mikä saa ihmiset palaamaan.

Pyydä osallistujia arvioimaan esimerkiksi tapahtuman ajankohta, puhujat ja tarjoilu, ja esitä tarkentavia kysymyksiä tärkeimmistä seikoista, kuten pääpuhujasta.

Tee tästä kysymyksestä avoin. Ongelmien lisäksi saat kyselytutkimuksilla tietoa myös tapahtumassa onnistuneista asioista.

Pyydä osallistujilta kiertelemättä rakentavaa palautetta avoimella kysymyksellä, niin he voivat kertoa kokemuksestaan tarkemmin.

Saat aiemmin osallistuneet ilmoittautumaan uudelleen tapahtumiisi huomattavasti helpommin kuin uudet osallistujat. Selvitä, kuinka moni osallistuja haluaa tulla tuleviin tapahtumiin.

Ihmiset kuuntelevat todennäköisesti ystäviensä suosituksia niin tuoteostosten kuin tapahtumien suhteen.

Tapahtumien jälkeen toteutettavien kyselytutkimusten ei tarvitse olla mutkikkaita. Saat parhaat tulokset, kun esität asiasi tiiviisti ja lyhyesti pyytämällä rehellistä ja rakentavaa palautetta kiertelemättömillä kysymyksillä.

Ammattilaiset kokoontuvat konferensseihin jakamaan tietoa, asettamaan standardeja toimialoilleen sekä laajentamaan verkostojaan. Varmista, että järjestät loistavia konferensseja pyytämällä osallistujia vastaamaan seurantakysymyksiin kunkin tapahtuman jälkeen.

Pyydä osallistujia arvioimaan esimerkiksi konferenssin ajankohta, sijainti ja puhujat. Tapahtuman yleisen onnistumisen arvioinnin jälkeen voit esittää syväluotaavia kysymyksiä.

Jos konferenssilla ei ole selkeää tarkoitusta, turhautuneet osallistujat saattavat tuntea tuhlanneensa aikaansa. Pyydä siis osallistujia kertomaan asetettiinko konferenssissa alan standardeja tai täyttikö se muut asetetut tavoitteet.

Parhaatkaan puhujat eivät pelasta huonosti järjestettyjä tapahtumia. Selvitä siis, kuinka toimivana tapahtuman aikataulua pidettiin.

Pelkkä puhujien kuunteleminen lannistaa innokkaimmankin osallistujan. Siksi tapahtumiin kannattaa järjestää myös keskustelutuokioita.

Kun pyydät tietoa tapahtumien jälkeen, voit sekä arvioida mennyttä tapahtumaa että suunnitella seuraavaa. Näin kuulet myös uusista aiheista, joita voit kokeilla käytännössä.

Hyvät konferenssit jatkuvat vielä päättymishetken jälkeenkin, kun osallistujat saavat uusia tuttavuuksia ja kuulevat mieleenpainuvia tarinoita. Saat tietää oman konferenssisi arvon, kun otat osallistujiin yhteyttä jälkikäteen.

Onnistuneet ammatilliset valmennuskurssit parantavat osallistujien uramahdollisuuksia antamalla heille uusia hyödyllisiä taitoja. Muuttuvilla työmarkkinoilla kurssien merkityksellisyyttä kannattaa pitää yllä pyytämällä osallistujia vastaamaan seurantakysymyksiin.

Pyydä osallistujia arvioimaan kurssin ajankohta, sijainti, istunnot ja ohjaajat. Muista myös kysyä jokaisesta ohjaajasta erikseen, sillä osallistujilla saattaa olla eri mielipiteitä eri ohjaajista.

Parhaassa tapauksessa osallistujat pystyvät hyödyntämään oppimaansa työssään heti, minkä vuoksi kurssin merkityksellisyyttä kannattaa mitata.

Kysy osallistujilta, auttoiko kurssi kehittämään osaamista suunnitelluilla osa-alueilla.

Tällä kysymyksellä voit selvittää, kokivatko osallistujat kysymysten esittämisen helpoksi tai saivatko he edes siihen mahdollisuuden kurssin aikana.

Pyydä rohkeasti suoraa palautetta. Esitä viimeiseksi avoin kysymys, johon osallistujat voivat kirjoittaa tärkeiksi kokemistaan asioista.

Valmennuskurssit on pidettävä ajan tasalla. Kun teet päätöksiä niiden jälkeen kerättävän tiedon perusteella, kurssit toimivat odotetulla tavalla. 

Vaikka osallistujilta kannattaa pyytää palautetta tapahtuman kaikissa vaiheissa, jälkeenpäin lähetettävät kyselytutkimukset tarjoavat usein parhaita havaintoja. Edellä annetut kysymykset ovat hyvä lähtökohta kirjoittaessasi tapahtuman jälkeen esitettäviä kysymyksiä.

Poraudu osallistujien kokemuksiin kysymällä yksityiskohtaisia kysymyksiä, joista saat hyödyllistä tietoa. 

Jos esität tämän suljettuna luokituskysymyksenä, osallistujat voivat helposti kertoa vaikuttavimmasta kokemuksestaan, kun taas avoin kysymys antaa mahdollisuuden avata asiaa tarkemmin.

Vaikka et ehkä haluaisi kuulla kielteistä palautetta, tietoisuus epäkohdista auttaa parantamaan tulevia tapahtumia.

Verkostoituminen on ammattilaisille yksi tärkeimmistä syistä osallistua konferensseihin ja muihin vastaaviin tapahtumiin. Tällä arviointiasteikkokysymyksellä selvität, annoitko tarpeeksi mahdollisuuksia mielekkäiden suhteiden solmimiseen.

Osallistujien täytyy saada tapahtumista välitöntä arvoa. Kysy, mikä tapahtumassa erottui edukseen ja jäi osallistujien mieleen.

Helposti mitattavat kyllä- ja ei-vastaukset antavat arvokasta tietoa siitä, onnistuiko tapahtuma ja aikovatko vastaajat osallistua myös tulevaisuudessa.

Selvitä, saavutitko kohdeyleisösi markkinoinnin avulla.

Vastaukset ilmaisevat sekä yleistä tyytyväisyyttä tapahtumaan että kasvumahdollisuuksia.

Aloita seuraavan vuoden tapahtuman suunnittelu ajoissa osallistujien ilmoittamien kiinnostuksen kohteiden perusteella. 

Tästä kannattaa kysyä erityisesti, jos osallistujia oli odotettua vähemmän. Saat ehkä selville, että ilmoittautumisprosessi oli liian monimutkainen.

Vastaamalla kyllä tai ei osallistujat kertovat sinulle, lupasitko liikoja vai tarjositko tarpeeksi.

Jos kirjoitat kysymykset itse, pohdi niitä tarkkaan ja valitse sanamuoto huolella.

Menestyvät tapahtumasuunnittelijat lähestyvät osallistujia kysymyksin jo ennen tapahtuman alkamista. Ennen tapahtumaa toteutettavista kyselytutkimuksista saatavat hyödylliset tiedot auttavat tekemään tapahtumista miellyttäviä ja esteettömiä niin itsellesi kuin osallistujille, minkä lisäksi samoja tietoja voi käyttää tulevien tapahtumien suunnitteluun.

Lähetä hieman ennen tapahtuman alkua kyselytutkimus kerätäksesi tietoa markkinoinnista, kohdeyleisöstä ja osallistujien erityistarpeista. Lähetä kyselytutkimus vahvistussähköpostissa tai näytä se ponnahdusikkunassa ilmoittautumisvahvistuksen sivulla.

Selvitä, millainen markkinointi toimii tehokkaimmin, niin voit tavoittaa yhä useampia ihmisiä seuraavaan tapahtumaan.

Ota selville miten kiinnostavina osallistujat pitävät tiettyjä puhujia tai aiheita. Tästä on apua myöhemmin, kun haluat löytää sponsoreita ja kasvattaa yleisöäsi.

Kun tiedät, missä yleisösi viettää aikaansa, tavoitat heidät oikeiden kanavien kautta.

Osallistujien halukkuus saapua paikalle uudelleen lämmittää mieltä. Tämä lisää myös mahdollisten sponsorien sitoutumista niiden nähdessä, että tapahtumallasi on kysyntää. 

Varmista tapahtumasi esteettömyys tarjoamalla erilaisia apuvälineitä esimerkiksi liikkumista, kuulemista ja näkemistä varten. Lisää tähän kysymykseen kommenttiruutu, niin osallistujat voivat lisätä muita tarpeitaan luettelemiesi lisäksi.

Erilaiset tarjoiluun liittyvät allergiat tai kulttuurierot voivat latistaa nälkäisiksi jäävien osallistujien tunnelman. 

Ammattilaisvinkki: anna tapahtuman aikana tärkeää tietoa tarjoilusta.

Varmista, että ilmoittautumisprosessi sujuu mutkitta ja kaikki tiedot tilaisuudesta löytyvät helposti.

Monet kysymystyypit voidaan luokitella eri tavoin – esimerkiksi Likert-asteikon kysymykset ovat sekä arviointikysymyksiä että suljettuja kysymyksiä. Kunkin kysymyksen hyödyllisyys määräytyy sen ominaisuuksien mukaan, minkä vuoksi toivotun palautteen miettiminen etukäteen auttaa valitsemaan tilanteeseen sopivat kysymykset. 

Lue lisää erilaisista kysymystyypeistä.  

Likert-asteikolla esitetään suljettuja kysymyksiä, joiden vastausvaihtoehdot vaihtelevat kahden ääripään välillä. Tässä arviointiasteikossa on tasavälein pariton määrä vaihtoehtoja, joista keskimmäinen on neutraali. Vaikka Likert-asteikko on eräänlainen arviointiasteikko, kaikki arviointiasteikot eivät välttämättä ole Likert-asteikkoja, sillä Likert-asteikon kysymykset kattavat ainoastaan määrätyn vaihteluvälin.

Olet ehkä vastannut tämänkaltaisiin kyselytutkimuksiin, joissa sinulta on kysytty tyytyväisyydestäsi palveluun tai kokemukseen.

Esimerkkejä Likert-asteikon kysymyksistä:

Avoimilla kysymyksillä kartoitetaan vastaajan näkemyksiä ja mielipiteitä. Vaikka vastaajilta pyydetyistä lyhyistä vastauksista ei saada tilastollista tietoa, niillä saatava laadullinen data on sitäkin hyödyllisempää.

Esimerkkejä avoimista kysymyksistä:

Esimerkiksi monivalinta-, pudotusvalikko-, valintaruutu- ja luokituskysymykset ovat suljettuja kysymyksiä, joihin ei voi antaa yksilöllisiä vastauksia, vaan vastaajan on valittava sopivin vaihtoehto annetusta luettelosta.

Esimerkkejä suljetuista kysymyksistä:

Aiotko osallistua tähän tapahtumaan ensi vuonna?

Sain tapahtumassa hyödyllistä tietoa.

Oikein | Väärin

Mikä seuraavista konferenssin osa-alueista oli hyödyllisin? Järjestä vastausvaihtoehdot mielestäsi hyödyllisimmästä vähiten hyödylliseen.

Suljettuihin arviointiasteikon kysymyksiin ei voi antaa yksilöllisiä vastauksia, vaan vastausvaihtoehdot esitetään joko numeroina (kuten 0–10) tai sanallisesti (hyvin tyytyväinen – hyvin tyytymätön). Arviointiasteikon kysymyksillä mitataan tapahtuman osallistujien mielipiteitä määrällisesti, ja Likert-asteikosta poiketen arviointiasteikolla voidaan käyttää kaikenlaisia vastausvaihtoehtoja, kuten tähtiä tai numeroita.

Esimerkkejä arviointiasteikon kysymyksistä:

Kuinka todennäköisesti suosittelisit tätä konferenssia ystävälle tai kollegalle asteikolla 0–10?

Millaisen kokonaisarvosanan antaisit kokemuksellesi tapahtumasta?

★ Kamala

★★ Huono

★★★ Ei huono eikä hyvä

★★★★ Hyvä

★★★★★ Loistava

Nyt kun olet tietoinen tapahtuman jälkeen toteutettavien kyselytutkimuskysymysten tärkeydestä, eduista ja tyypeistä, tutustumme kyselytutkimusten toteuttamisvinkkeihin.

Kun keräät ilmoittautumisia esimerkiksi SurveyMonkey-kyselytutkimuksessa, muista pyytää kaikilta osallistujilta sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä toivottu yhteydenottotapa. Voit toteuttaa kyselytutkimuksia tapahtumien jälkeen vain, jos tavoitat osallistujat.

Tapahtumien suunnitteluun tarkoitettu tarkistuslista auttaa huolehtimaan kaikista tapahtumasuunnittelun tehtävistä.

Luo tapahtuman jälkeen toteutettava kyselytutkimus jo ennen tapahtumaa. Näin se on valmis lähetettäväksi jo tapahtumaa seuraavana päivänä, kun osallistujat vielä muistavat kokemuksensa hyvin. SurveyMonkeyssa voit luoda kyselytutkimuksen etukäteen ja ajoittaa sen lähetyksen haluamaasi ajankohtaan.

Jos et ehdi luomaan kyselytutkimusta etukäteen, voit nopeasti ja helposti muokata tapahtuman jälkeen toteutettavan palautekyselyn mallin tarpeisiisi sopivaksi. 

Muista kertoa osallistujille tukeutuneesi heidän palautteeseensa tapahtuman suunnittelussa ja haluavasi kuulla heidän mielipiteensä myös tapahtuman palautekyselyssä. Näin lisäät osallistujien innokkuutta vastata palautetta hyödyntäviin kyselytutkimuksiin.

Hyödyllisintä tietoa tuottavissa kyselytutkimuksissa on sekä suljettuja että avoimia kysymyksiä. Suljetuista kysymyksistä saa määrällistä dataa ja avoimilla kysymyksillä puolestaan kerätään omin sanoin ilmaistuja mielipiteitä ja kommentteja. 

Erilaiset kysymystyypit pitävät yllä vastaajien mielenkiintoa heidän vastatessaan kyselytutkimukseen.

Anna osallistujille muutama päivä aikaa vastata kyselytutkimukseen ja lähetä muistutuksia parin seuraavan viikon aikana. Muistutuksia kannattaa kuitenkin lähettää enintään kolme tapahtuman päättymistä seuraavan kuukauden aikana, sillä muutoin datasta ei enää ole kovin paljon hyötyä.

Avointen ja suljettujen kysymysten sekä Likert- ja arviointiasteikkojen lisäksi voit kerätä dataa myös toisenlaisilla kysymyksillä. 

Monivalintakysymyksissä osallistujille annetaan valmiit vastausvaihtoehdot. 

Esimerkkejä monivalintakysymyksistä:

Mikä tapahtumassa kiinnosti sinua eniten?

Matriisikysymykset ovat suljettuja kysymyksiä, joissa vastaajia pyydetään antamaan arviointinsa sarakkeisiin järjestettyjen identtisten vastausvaihtoehtojen avulla.

Esimerkki matriisikysymyksestä:

Kerro, miten vahvasti olet samaa tai eri mieltä seuraavien väittämien kanssa:

Tutustu kyselytutkimusasiantuntijoidemme antamiin hyvien matriisikysymysten kirjoitusvinkkeihin. 

Tämä on nopea ja mutkaton tapa kerätä tietoa yleisöstäsi, mikä voi auttaa luomaan ostajapersoonia ja sopivan markkinointistrategian tulevia tapahtumia varten. Tästä demografisia tietoja pyytävästä kyselytutkimuksesta näet, millaisilla kysymyksillä saat vastaajilta demografisia tietoja.

Esimerkki demografisesta kysymyksestä:

Mikä on korkein suorittamasi koulutustaso?

Kerää asiakirjoja, valokuvia tai muuta materiaalia tiedoston lähetykseen tarkoitetulla kysymyksellä. Se on vastaajille helppo tapa lähettää pyytämäsi tiedostot. Tutustu tiedostojen lähetyksen parhaisiin käytäntöihin kyselytutkimuksissa.

Esimerkki tiedoston lähetystä pyytävästä kysymyksestä:

Lähetä kuva itsestäsi saadaksesi se tapahtuman nimikylttiisi.

Liukuvan asteikon kysymyksissä vastaukset annetaan liukuvalla asteikolla, jonka avulla saadaan kerättyä helposti tarkkaa tietoa. Jos esimerkiksi haluat tietää, kuinka usein vastaajat toimivat tietyllä tavalla, liukuva asteikko voi olla täydellinen valinta, sillä suljettujen kysymysten vastausvaihtoehdot ovat rajallisia, kun taas avoimien kysymysten vastausten kerääminen ja analysointi on haastavaa.

Esimerkki liukuvan asteikon kysymyksestä:

Kuinka monta kertaa kävit verkkosivustollamme ennen kuin ilmoittauduit tähän tapahtumaan?

Vertailukysymykset antavat kyselytutkimuksen tuloksille pohjaa, sillä vastauksia voidaan verrata samoihin, muiden esittämiin kysymyksiin. Lue lisää SurveyMonkey Benchmarks ‑palvelusta.

Etkö halua luoda kyselytutkimusta itse? Valitse kyselytutkimusmalleistamme itsellesi sopiva tapahtumapalautteen keräämiseen.

Lähetä kysymykset osallistujille pian tapahtuman jälkeen, kun osallistujat vielä muistavat kokemansa hyvin. Paperille tehtyjen kyselytutkimusten sijasta verkkopohjaiset kyselytutkimukset kasvattavat vastausprosenttia. Voit pyytää vastauksia heti tapahtuman päättyessä, antaa enemmän vastausaikaa lähettämällä kyselytutkimuksen hieman myöhemmin tai helpottaa vastaamista entisestään lisäämällä QR-koodin tapahtuman aikana näytettäviin esityksiin.

Saat enemmän vastauksia myös, jos kyselytutkimuksesi on lyhyt. Kun siinä on enintään 10 kysymystä, vastaajat miettivät vastauksiaan tarkemmin.

Osaat nyt kerätä hyödyllistä tietoa omilla tai valmiilla kysymyksillä ja löydät SurveyMonkeysta nopeasti ja helposti kaiken tarvitsemasi tapahtuman eri vaiheissa esitettävien kysymysten kirjoittamiseen.

Kun lähetät osallistujille kyselytutkimuksen tapahtuman jälkeen, voit hyödyntää oppimaasi erilaisista kysymystyypeistä, datan käyttötavoista, tapahtuman jälkeen lähetettävän kyselytutkimuksen toteuttamisesta ja esimerkkikysymyksistä. Ryhdy siis heti toimeen.

SurveyMonkeyssa on kaikki tarvitsemasi tapahtumia koskevien kyselytutkimusten luomiseen. Lisää kyselytutkimuksiin edellä annettuja kysymyksiä tai lähetä valmis malli muutamassa minuutissa. Lue lisää tilauksista ja hinnoista tai aloita ilmaiseksi jo tänään.