Työntekijöiden pysyvyyden parantaminen stay-haastattelujen avulla 

Exit-haastatteluista on jo tullut monissa organisaatiossa tavallinen käytäntö työntekijän lähtiessä yrityksestä. Haastattelujen tarkoituksena on selvittää, miksi työntekijä lähtee ja millä keinoin hänet olisi voitu saada jäämään.

Vaikka exit-haastatteluilla onkin tarkoitus, niiden huono puoli on, että ne tehdään aina vasta siinä vaiheessa, kun kyvykäs työntekijä on lähtemässä.

Asiaan on kuitenkin ratkaisu. Yritys voi järjestää ajoittain niin kutsuttuja stay-haastatteluja, joiden tarkoitus on selvittää, mitä mieltä arvostetut työntekijät ovat työstään ja yrityksestäsi, ennen kuin he alkavat käyttää ruokatuntinsa työhakemusten lähettämiseen.

Stay-haastattelut ilmaisevat työntekijöille, että työnantajana arvostat heidän mielipiteitään ja työpanostaan. Työntekijät saavat siinä mahdollisuuden osallistua työntekijöiden sitouttamisohjelmaan, johon voisi kuulua työntekijöiden kyselytutkimuksia, aloitteita työn ja vapaa-ajan tasapainottamiseksi sekä monimuotoisen ja inklusiivisen työympäristön kehittäminen. Stay-haastattelut voivat olla tärkeä keino säilyttää työntekijät ja vähentää vaihtuvuutta, joka vie aikaa ja resursseja ja saattaa tulla yritykselle kalliiksi.

The Society for Human Resource Managementin (SHRM) raportin mukaan työntekijän korvaaminen uudella maksaa yritykselle kyseisen työntekijän 6–9 kuukauden palkan. Jos työntekijä ansaitsee 60 000 € vuodessa, rekrytointi ja koulutuskustannukset olisivat 30 000 – 45 000 €.  

Työntekijöiden suuresta vaihtuvuudesta aiheutuu seuraavanlaisia kustannuksia: 

  • jatkuva tarve palkata ja kouluttaa uusia työntekijöitä (rekrytointikustannukset, koulutuskustannukset, menetetty myynti, vähentynyt tuottavuus)
  • kannattavuuden väheneminen 
  • alhainen työmoraali
  • tuotteiden/palvelujen laadun heikentyminen
  • markkinointiin sijoitetun pääoman tuoton vähentyminen

On ikävä tosiasia, että työntekijöiden vaihtuvuus voi vaikuttaa taloudelliseen tulokseesi. Stay-haastatteluista voi tulla oleellinen työkalu, jolla voit kääntää tämän kehityksen ja saat tietoja, joiden avulla voit kehittää yritystäsi jatkuvasti sellaiseksi työpaikaksi, joka houkuttelee työntekijöitä ja jossa viihdytään.

Työnantajat eivät suotta sano työntekijöiden olevan yrityksen tärkein voimavara.

Se on täysin totta.

Lukemattomat tutkimukset osoittavat, että työntekijöiden vahva sitoutuminen, tyytyväisyys ja hyvä työmoraali parantavat tuottavuutta ja sijoitetun pääoman tuottoa. Ne voivat jopa vaikuttaa organisaation markkina-arvoon.

Suuri vaihtuvuus voi uhata kaikkia näitä etuja, sillä uusien työntekijöiden rekrytoiminen ja kouluttaminen on kallista ja vähentää tehokkuutta. Lisäksi vaihtuvuus heikentää työntekijöiden tuottavuutta ja työmoraalia. Ajan mittaan suuri vaihtuvuus voi jopa vaikuttaa negatiivisesti yrityksesi maineeseen.  Asiakkaat ja kuluttajat ovat nykyään valveutuneita ja saattavat väsyä yrityksiin, jotka osoittavat heille muutaman kuukauden välein uuden yhteyshenkilön, jossa palvelupuhelut eivät tarjoa heidän odottamaansa asiantuntemusta tai joissa työntekijät eivät vaikuta tyytyväisiltä. Suurella vaihtuvuudella voi olla seuraavanlaisia seurauksia:

Työntekijän rekrytointi on investointi. Sijoitat aikaa, rahaa ja resursseja, jotta uusi työntekijä ymmärtää työnkuvansa hyvin ja saa hyvän käsityksen yrityksesi kulttuurista, missiosta ja brändistä. Jos menetät tehokkaan työtekijän vaihtuvuuden takia, menetät myös suuren osan investoinnista, jonka teit työntekijän menestyksen eteen.

Mikä pahinta, vahinko on kaksinkertainen. Kun työntekijä vaihtuu, joudut investoimaan myös uuden työntekijän rekrytoimiseen. Siihen kuluu taas aikaa, rahaa ja resursseja, jotka olisit voinut käyttää yrityksesi menestymisen edistämiseen.

Vaihtuvuus ei kosketa vain niitä, jotka lähtevät yrityksestäsi. Se vaikuttaa myös niihin, jotka jäävät. Jopa parhaiten johdetuissa organisaatioissa on jonkin verran vaihtuvuutta. Se kuuluu asiaan. Jos työntekijät kuitenkin näkevät kollegoidensa lähtevän yksi toisensa jälkeen muihin yrityksiin, heidän työmoraalinsa ja sitoutumisensa saattaa alkaa heiketä. Työntekijät saattavat alkaa ihmetellä, miksi niin monet lähtevät, ja harkita itsekin työpaikan vaihtamista.

Suuri vaihtuvuus voi iskeä tuottavuuteen kahdella tavalla. Ensimmäinen isku on kokeneen työntekijän lähteminen ilman, että tilalle löytyy ketään hoitamaan hänen työtehtäviään.

Toinen isku tapahtuu silloin, kun uutta työntekijää rekrytoidaan. Sinä aikana muut työntekijät joutuvat tekemään lähteneen työntekijän töitä, mikä lisää heidän kuormitustaan ja heikentää todennäköisesti kokonaistuottavuutta. On mahdollista, että osa töistä jää kokonaan tekemättä ajanpuutteen vuoksi. Kun uusi työntekijä on viimein rekrytoitu, vanhat työntekijät saattavat joutua auttamaan hänen perehdyttämisessään ja kouluttamisessaan, mikä on myös pois heidän normaaleista töistään.

Liiketoiminnan jatkuvuus määritellään virallisesti prosesseiksi, menettelytavoiksi, päätöksiksi ja toimenpiteiksi, jolla varmistetaan, että organisaatio voi jatkaa toimintaansa toiminnan keskeytymisestä huolimatta.

Sen voidaan ajatella tavallaan tarkoittavan, että junat jatkavat kulkemista aikataulun mukaan.

Parhaissakin yrityksissä tapahtuu muutoksia ja keskeytyksiä. Jos yrityksissä on kuitenkin pieni vaihtuvuus, ne selviävät yleensä vaikeista jaksoista hyvin vähin negatiivisin seurauksin. Jos vaihtuvuus on sen sijaan suurta, jatkuvuus voi kärsiä niin pahoin, että se vaikuttaa sekä työntekijöihin että asiakkaisiin. Työntekijöiden voi olla yhä vaikeampaa hoitaa tehtäviään, ja asiakkaat huomaavat yrityksen reagointikyvyn, palvelun ja tuotteiden laadun heikkenevän. Liiketoiminnan heikko jatkuvuus voi johtaa syöksykierteeseen, joka voi vaarantaa yrityksen menestymisen tai jopa olemassaolon.

Stay-haastattelut ovat tärkeä osa strategiaa, jolla voidaan ehkäistä näitä potentiaalisia riskejä. Haastattelujen avulla esimiehet voivat seurata tiiminsä jäsenten ajattelutapoja ja havaita tuottavuuteen, työmoraaliin tai organisaatioon sitoutumiseen vaikuttavia epäkohtia.

Stay-haastattelut ovat sovittuja ja strukturoituja keskusteluja, joiden avulla esimiehet voivat saada tietoa siitä, miksi työntekijät pysyvät yrityksessä – ja miksi he saattaisivat lähteä yrityksestä. Tehokkaassa haastattelussa esimiehet kysyvät vakiomuotoisia strukturoituja kysymyksiä rennosti ja keskustelunomaisesti.

Yleensä haastattelu kestää noin puoli tuntia, ja niitä järjestetään 2–3 kertaa vuodessa. Tällainen lyhytkestoinen haastattelu voi tuoda huomattavia etuja. Se paljastaa sekä seikkoja, joiden vuoksi työntekijät pysyvät yrityksessä, että seikkoja, joiden vuoksi he saattaisivat lähteä.

Nämä kohtaamiset voivat olla arvokkaita varsinkin silloin, kun niillä luodaan yhteys erityisen ansioituneisiin työntekijöihin ennen kuin nämä edes harkitsevat lähtemistä. Saat suoraa palautetta siitä, mikä motivoi heitä pysymään yrityksessä ja mikä saattaisi houkutella heidät toisen työnantajan palvelukseen.

Stay-haastatteluista hyötyvät sekä yritys että työntekijät.

Pelkästään se, että järjestät haastatteluita, kertoo työntekijöille, että heidän mielipiteillään on väliä. He saavat tilaisuuden kertoa huolistaan ja siitä, mikä heidän mielestään toimii hyvin.

Yrityksesi hyötyy, sillä haastattelujen avulla voit tunnistaa aikaisessa vaiheessa seikat, jotka voivat johtaa työntekijöiden suureen vaihtuvuuteen. Erityisen hyödyllistä on tunnistaa trendit, jotka saattavat vaikuttaa useisiin parhaista työntekijöistäsi. Siten saat aikaa ja syyn tehdä merkittäviä muutoksia, joilla voit osoittaa vastaavasi työntekijöiden huoliin. Näin vähennät parhaiden työntekijöidesi joukkopaon mahdollisuutta.

On vaikea mitata tarkasti, kuinka stay-haastattelut vaikuttavat parhaiden työntekijöidesi pysyvyyteen ja vaihtuvuuteen. Ei ole kuitenkaan epäilystäkään siitä, etteivätkö stay-haastattelut voisi olla tärkeä osa työntekijöiden sitoutumisen parantamista. Tutkimukset ovat säännönmukaisesti osoittaneet, että yritykset, joissa on vahvasti sitoutuneita työntekijöitä, hyötyvät siitä monin tavoin. Työntekijöiden pysyvyyden ja tyytyväisyyden lisäksi tällaisilla yrityksillä on parempi kannattavuus ja sijoitetun pääoman tuotto.

Sanotaan, että jos haluaa kuulla jonkun mielipiteen, pitää vain kysyä.

Siitä huolimatta yllättävän moni organisaatio jättää sen tekemättä tai ei tee sitä merkityksellisellä ja johdonmukaisella tavalla. Jotkut eivät kysy koskaan ja toiset puhuvat avoimien ovien käytännöstä, mutta eivät kannusta siihen tai kerro selvästi, mitä se tarkoittaa. On myös niitä yrityksiä, jotka kysyvät asiaa vasta exit-haastattelussa, jolloin on todennäköisesti jo liian myöhäistä yrittää saamaan lähtevää työntekijää jäämään. Nekään tapaukset, joissa lähtevä työntekijä saadaan jäämään lupaamalla suurempi palkka, ylennys tai muita etuja, päättyvät harvoin hyvin. Eräissä Yhdysvalloissa tehdyissä tutkimuksissa on ilmennyt, että 50–80 % työntekijöistä, jotka hyväksyvät viime hetken vastatarjouksen, jättävät yrityksen vapaaehtoisesti puolen vuoden kuluessa.  

Stay-haastatteluilla on puolestaan useita etuja, kuten

  • työntekijöiden sitoutumisen parantuminen
  • varoitusmerkkien tunnistaminen ja mahdollisuus tehdä muutoksia, joilla on merkitystä
  • työntekijöiden pysyvyyden parantuminen

Stay-haastattelut ovat selvästi älykäs teko niin suurille kuin pienillekin yrityksille. On kuitenkin tärkeää järjestää haastattelut ajatuksen kanssa ja strategisesti järkevästi, jotta saat työntekijöidesi rehellisestä ja selkeästä palautteesta irti suurimman mahdollisen hyödyn. Stay-haastatteluja tehdessä tärkeimpiä huomioitavia asioita ovat muun muassa seuraavat:

  • Sovi haastattelut etukäteen: Työntekijöillä on kiire ja heidän aikansa on arvokasta. Stay-haastattelujen järjestäminen hetken mielijohteesta on epäkunnioittavaa työntekijöitä kohtaan ja saattaa myös saada työntekijät epäilemään, että keskustelun syy on heidän työsuorituksessaan. Se ei ole mielentila, jossa haluat heidän saapuvan haastatteluun.
  • Varmista, että tapaamisen tarkoitus on työntekijöille selvä: Kerro selkeästi stay-haastattelun syy ja että teet haastatteluja ymmärtääksesi paremmin, mitkä asiat ovat tiimisi työntekijöiden mielestä hyvin ja mitkä eivät. Painota, että käytät saamaasi palautetta epäkohtien ja menestymisen tiellä olevien esteiden tunnistamiseen ja parannusideoiden hankkimiseen.
  • Anna työntekijöille aikaa valmistautua: Kukaan ei halua tulla yllätetyksi, joten anna työntekijöille tarpeeksi aikaa valmistautua stay-haastatteluun. Parhaassa tapauksessa olet jo selkeästi ilmaissut tapaamisen tarkoituksen. On hyvä käytäntö antaa työntekijöille pääpiirteinen yhteenveto aiheista, joista haluat keskustella, jotta he voivat kerätä ajatuksiaan ja valmistautua ilmaisemaan niitä haastatteluhetkellä. Työtyytyväisyyskyselytutkimuksen järjestäminen ennen stay-haastatteluja voi myös antaa tärkeitä tietoja, joita voit sitten käsitellä tarkemmin haastatteluissa.
  • Valitse työntekijän kannalta mukava ympäristö: Stay-haastattelun pitäisi tuntua keskustelulta, ei kuulustelulta. Ympäristön valinta voi vaikuttaa siihen suuresti. Valitse paikka, joka on haastateltavan työntekijän kannalta mukavin ja yksityisin. Stay-haastattelut on parasta järjestää kasvokkain, jotta voit seurata työntekijän kehonkieltä ja jotta keskustelu sujuu vastavuoroisesti. Jos haastattelut on järjestettävä videoneuvotteluna, valitse sellainen ajankohta, jolloin työviikko ei ole kiireisimmillään.
  • Tee selkeä ero stay-haastattelujen ja kehityskeskustelujen välille: Stay-haastattelut ovat päinvastaisia kehityskeskusteluihin verrattuna. Toisin sanoen stay-haastatteluissa työntekijät arvioivat johtoryhmän ja koko organisaation suoriutumista. Siksi työntekijöille on tehtävä selväksi, että tämä keskustelu on täysin erillinen kehityskeskustelusta ja että mikään haastattelussa sanottu ei vaikuta kehityskeskusteluun.

Olet nyt siis sopinut stay-haastattelut, ilmaissut selvästi niiden tarkoituksen ja selvittänyt parhaan paikan niiden järjestämiseen. Mitä työntekijöiltä sitten pitäisi kysyä? Parhaissa stay-haastatteluissa on hyvä tasapaino ennalta päätettyjen kysymysten ja vapaasti odottamattomiin suuntiin soljuvan keskustelun välillä. Siten opit ymmärtämään entistä paremmin työntekijän ajatuksia ja tunteita.

Parhaiden stay-haastattelujen kysymysten pitäisi auttaa vakuuttamaan työntekijät seuraavista seikoista.

  • Arvostat heidän uskollisuuttaan: Kaikki pitävät kehuista – jopa ne, jotka väittävät muuta. Yritä siis muotoilla kysymyksesi niin, että niistä välittyy arvostus. Yksi tapa tehdä niin on kysyä, mikä tuottaa heille eniten tyydytystä työssään, ja korostaa samalla jotakin työntekijän osaamisaluetta tai heidän äskettäistä onnistumistaan. Älä kuitenkaan mene kehuissa liian pitkälle. Työntekijät aistivat, jos yrität voidella heitä tai jos kehut ovat ylenpalttisia. Sillä saattaa olla aivan päinvastainen vaikutus kuin mitä halusit.
  • Välität muustakin kuin työsuorituksista: Voittaminen ei ole kaikki kaikessa. Luonnollisesti hyviä suorituksia arvostetaan, ja ne ovat avain sekä työntekijän että yrityksen menestykseen. Työntekijöiden on kuitenkin ymmärrettävä, että välität tulosten lisäksi myös heistä ihmisinä ja että olet kiinnostunut heidän toisinaan kohtaamistaan haasteista. Aidon empatian ja ymmärryksen osoittaminen vakuuttaa työntekijät siitä, että yritys arvostaa heidän mielipiteitään ja ajatuksiaan.
  • Olet avoin muutoksille: Paras tapa torpedoida stay-haastattelu on antaa työntekijän ymmärtää, että kyse on vain muodollisuudesta eikä haastattelusta seuraa mitään merkittäviä muutoksia. Et myöskään halua luoda odotuksia suurista muutoksista, joita et sitten pystykään toteuttamaan. Onkin parasta olla rehellinen ja selventää työntekijälle heti alkuun, että arvostat hänen palautettaan ja teet kaiken voitavasi epäkohtien korjaamiseksi ja parannusten aikaansaamiseksi.

Parhaat stay-haastattelun kysymykset auttavat sinua havaitsemaan seuraavat seikat.

  • Varoitusmerkit siitä, että tärkeä työntekijä tarvitsee enemmän tukea tai ohjausta: Jotkut työntekijät sanovat suoraan tarvitsevansa tukea voidakseen toimia parhaalla mahdollisella tasolla. Toiset saattavat olla varautuneempia, mutta mainita esimerkkejä tilanteista, joissa he olisivat hyötyneet paremmasta tuesta tai ohjauksesta. Kummassakin tapauksessa stay-haastattelulla saadaan havaintoja tällaisista haasteista ennen kuin tärkeä työntekijä päättää vaihtaa työpaikkaa.
  • Tapoja säilyttää työntekijät, joihin olet investoinut yrityksessäsi: Parhaat stay-haastattelut tuovat esiin yhtä lailla epäkohtia kuin mahdollisuuksiakin. Siinä valossa haastattelut voivat auttaa selvittämään, kuinka saat parhaat työntekijät pysymään yrityksessä. Saatat esimerkiksi saada selville, että monet työntekijöistä ovat tuotteliaampia ja sitoutuvat yritykseen enemmän tehdessään hybridityötä eli työskennellessään osittain toimistossa ja osittain etänä. Haastatteluista saattaa myös käydä ilmi, että tehokkain työntekijäsi nauttii siitä, että voi auttaa muita onnistumaan. Voit siis esimerkiksi selvittää mentorointimahdollisuuksia, jotka vastaisivat tähän tarpeeseen. Tällaiset toimet osoittavat, että investoit jatkuvasti työntekijöihin, jotta he menestyisivät ja kasvaisivat urallaan.
  • Edullisia muutoksia, jotka vahvistavat työntekijöiden sitoutumista: Jos et ole tehnyt stay-haastatteluja aiemmin, niiden ottaminen käyttöön muuttaa tiimisi ja yrityksesi kulttuuria tavalla, joka voi syventää sitoutumista. Sen lisäksi haastattelut voivat paljastaa mahdollisia edullisia muutoksia, jotka saattavat vaikuttaa siihen, mitä mieltä työntekijät ovat työelämästään.

Työntekijät saattavat olla uupuneita pitkän työviikon päättyessä. Sallimalla työntekijöiden lopettaa perjantaisin jo kello 14 voit osoittaa, että olet kuunnellut heitä ja teet asialle jotakin. Kenties voit vaikuttaa asiaan muuttamalla toimistotilaa niin, että siellä on helpompi työskennellä yhdessä spontaanisti tai että siellä on enemmän yksityisyyttä. Tällaiset toimet osoittavat reagointikykyä ja ymmärtämystä, mikä voi ajan mittaan näkyä vahvempana sitoutumisena ja lojaaliutena.

Yleensä stay-haastattelun kysymyksiin ei haeta kyllä- tai ei-vastauksia. Haastattelussa tulisi keskittyä kysymään avoimia kysymyksiä, jotka saavat työntekijät puhumaan ja laajentamaan vastauksiaan. Näin saat selkeän kuvan heidän tilanteestaan ja siitä, mihin he haluavat urallaan edetä. Esimerkkejä hyvistä stay-haastattelun kysymyksistä:

  • Minkälaista palautetta tai tunnustusta haluaisit saada työstäsi, jota et tällä hetkellä saa?
  • Minkälaisia kykyjä, mielenkiinnon kohteita tai taitoja sinulla on, joita voisimme hyödyntää enemmän?
  • Millaisten työtehtävien tekeminen on tuntunut hyvältä täällä työskennellessäsi?
  • Minkälainen joustavuus auttaisi sinua tasapainottamaan työn ja vapaa-ajan?
  • Jos voisit muuttaa yhden asian työstäsi, tiimistäsi tai yrityksestä, mikä se olisi?

Tärkeimmät seikat

Exit-haastattelut saattavat olla edelleen tärkeitä yrityksellesi. Ottamalla myös stay-haastattelut käyttöön voit kuitenkin varmistaa, että exit-haastattelujen tarve vähenee, kun tiimisi pysyy sitoutuneena, tyytyväisenä ja tuotteliaana. SurveyMonkey Enterprise tarjoaa työkalut ja teknologian, joilla voit parantaa sitoutumista ja tuottavuutta.